A nota fiscal (NF) é um dos documentos mais importantes para quem atua com a compra e venda de produtos e serviços. Ela tem diversas utilidades, não só para os empresários, mas também para o consumidor e para a economia, de modo geral.
Além de ser um registro de compra e venda, a nota fiscal é utilizada para a formalização de impostos e tributos recolhidos. Ela também é necessária em casos de troca de mercadorias, transferências, devoluções, simples remessas e operações interestaduais.
Mas já que a nota fiscal é tão importante assim, o que acontece caso ela seja perdida? É possível recuperá-la? É sobre isso que vamos tratar hoje. Acompanhe!
Quais são os tipos de notas fiscais?
Atualmente, existem 13 tipos de notas fiscais que são utilizadas para diferentes operações. Confira o que é cada uma delas e saiba em que tipo de caso são necessárias.
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias): é a versão digital do modelo tradicional para produtos ou mercadorias, emitida e armazenada eletronicamente. Registra a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. Só é válida com Certificado Digital. Também deve ser utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias. Ao emitir a NF-e para o comprador, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que acompanha o produto durante o transporte.
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico: é um documento fiscal digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de registrar uma prestação de serviços de transportes
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços): é um documento fiscal digital necessário para documentar as operações de prestação de serviços.
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): é um documento digital fiscal utilizado para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. É emitido por lojas, farmácias, supermercados, entre outros.
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e): é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco.
- Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e): o Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos: serve para integrar diferentes documentos a uma única unidade de carga, sendo válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.
- Nota Fiscal Avulsa (NFAe): um documento utilizado para comprovação de uma transação comercial por não contribuintes do ICMS (que não são obrigados a emitir NF-e), como Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.
- Nota Fiscal Complementar: é um documento emitido para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal. Serve para justificar situações de erro.
- Nota Fiscal Denegada: entende-se que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NF-e e ela não pode ser faturada. Não há como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização. Neste caso, ela precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei.
- Nota Fiscal Rejeitada: diferentemente da denegada, uma nota fiscal é rejeitada por inconsistência de dados, podendo corrigida e submetida novamente
- Nota Fiscal de Exportação: serve para oficializar perante a Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação.
- Nota Fiscal de Remessa: é um documento de emissão obrigatória sempre que ocorre circulação de mercadorias, sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos.
Saiba mais em: Um guia abrangente sobre a Nota Fiscal Eletrônica
Como recuperar uma nota fiscal?
Você precisa da nota fiscal de algum produto para fazer o controle de gastos da empresa ou até mesmo realizar alguma comprovação, ou declaração à Receita Federal, mas não consegue encontrá-la de forma alguma. Para resolver o problema, separamos algumas formas para você conseguir recuperá-la. Acompanhe!
Cheque a caixa de entrada do e-mail
Normalmente, sempre que uma compra é feita, as notas fiscais costumam ser enviadas por e-mail pelo fornecedor. Sendo assim, a primeira coisa a se fazer é checar a caixa de entrada e procurar pelo documento.
Solicite a segunda via para o fornecedor da nota fiscal
Uma segunda alternativa é entrar em contato com a empresa onde foi feita a compra da mercadoria e fazer a solicitação da segunda via do documento. Assim, você terá acesso às mesmas informações da primeira via, como marca, tipo, modelo e espécie do produto, nome do comprador, CPF, CNPJ, endereço, entre outros. Cabe destacar que a emissão desta 2ª via não é prevista em nenhuma lei, portanto o estabelecimento não possui a obrigação legal de fornecer. Ainda assim, para resguardar os direitos do consumidor e manter boas relações, dificilmente o fornecedor negaria a solicitação.
Consulte o site da Secretaria da Fazenda
Se mesmo checando o e-mail ou tentando contato com o fornecedor não foi possível recuperar a nota fiscal, mantenha a calma, pois temos mais uma carta na manga.
As notas fiscais podem ser recuperadas por meio do acesso ao Portal da NF-e. A Secretária da Fazenda e Planejamento – SEFAZ oferece um serviço para a consulta desses documentos, e, além da consulta, permite que o usuário faça o download das notas de forma manual.
Veja como fazer:
- O primeiro passo é acessar o portal da NF-e para poder gerar o arquivo XML da NFe, e checar as principais informações da nota fiscal.
- Logo após, digite a chave de acesso da NFe. Neste campo deve ser informado o número de 44 dígitos, localizado no topo da DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) abaixo do código de barras.
- Em seguida, aparecerá uma tela de verificação para que o sistema certifique-se de que você não é um robô. Para isso, é só clicar na caixa com essa informação ou, se necessário, responder o captcha.
Concluindo essas etapas, você terá acesso ao espelho da NF-e que está tentando recuperar. Aqui, será possível verificar o destinatário do documento fiscal, algumas informações sobre a tributação, além de conferir a data de emissão e da situação da nota fiscal diante da SEFAZ.
Para realizar o download e armazenar o arquivo XML, é importante se atentar a algumas questões.
Antes de mais nada, verifique se os cookies do seu navegador estão ativados. Normalmente, isso é mostrado na própria página, sendo necessário somente aceitar a opção.
Posteriormente, você poderá baixar o arquivo XML. Lembrando que para isso, é necessário informar o certificado digital A1 ou A3 em nome da empresa ou de seus procuradores.
Prontinho! Agora você já pode utilizar o documento para o que precisar. Ele também pode ser apresentado em casos de fiscalizações ou auditorias fiscais feitas pelos órgãos responsáveis. Não se esqueça de fazer o armazenamento adequado do arquivo.
Caso sua empresa necessite recuperar grandes quantidades de notas, o mais adequado é contar com um auxílio especializado no assunto, como nós da Smartdocx. Para isso, basta nos fornecer todas as chaves de acesso das notas de mercadoria ou CT-e a serem recuperadas. Dessa forma, nós iremos capturar esses documentos retroativos em lotes na Sefaz. É fundamental que eles estejam dentro do prazo de 5 anos.
Por que é importante armazenar a nota fiscal?
Como visto anteriormente, a nota fiscal é responsável por validar a compra e venda de um produto, tornando-se assim, indispensável para que as empresas possam comprovar as entradas e saídas. Seguindo essa linha de raciocínio, o Código Tributário Nacional recomenda que as notas fiscais sejam guardadas por, no mínimo, 5 anos, sendo elas recebidas ou emitidas.
Além disso, as notas fiscais eletrônicas são inspecionadas pela Receita Federal a fim de identificar possíveis casos de sonegação de impostos por parte das empresas e para manter o controle e a fiscalização das questões tributárias. Por essa razão, caso a nota fiscal seja solicitada pela Receita, e não houver a apresentação da mesma por parte da empresa, certamente serão aplicadas multas, entre outras penalidades.
O mesmo vale para as microempresas ou empresas de pequeno porte enquadradas no Simples Nacional. Segundo o artigo 3º da Resolução Nº 10/2007 do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN), as notas fiscais devem ser escrituradas no Livro Registro de Entradas. Eles devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
É importante frisar que além do registro, o armazenamento das notas também requer atenção. Isso não diz respeito sobre guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mas, sim, sobre o arquivo XML, que é onde estão todas as informações da NF-e.
Como prevenir a perda de uma nota fiscal?
Para evitar a perda de documentos fiscais importantes e melhorar a organização, o mais apropriado é implementar o uso de um sistema específico que gerencie esse tipo de tarefa. Pensando em uma ferramenta que cumpra esse objetivo, é importante priorizar algumas funcionalidades.
Desta forma, a ferramenta escolhida deve administrar todas as notas fiscais de forma prática e segura, por meio do download de documentos, como o XML da NF-e, e do armazenamento em nuvem, que possibilita a emissão do DANFE de cada nota baixada.Também permite que o usuário tenha um acompanhamento atualizado em relação aos status dos documentos.
Além disso, ter um backup eletrônico dos documentos em um local próprio ajudará na segurança do armazenamento. Dessa forma, você terá o controle do local onde as notas estão guardadas, podendo acessar quando necessário.
Com uma gestão de notas fiscais eletrônicas otimizada, as chances de que elas sejam perdidas ou extraviadas se tornam muito baixas, e, caso isso aconteça, é possível fazer a recuperação com agilidade, especialmente se a plataforma escolhida fizer a integração com a SEFAZ.
Embora tenha ficado claro que é possível recuperar uma nota fiscal eletrônica, o mais inteligente a se fazer, é utilizar um sistema tecnológico que faça o gerenciamento desses documentos com segurança e praticidade. Afinal, é muito melhor prevenir qualquer tipo de problema.
Pensando nisso, a Smartdocx traz uma plataforma digital eficiente e focada em levar mais produtividade e automatização para o seu negócio. Com ela, fica mais fácil reduzir os custos operacionais e também os processos de imputs manuais.
Veja mais em: Como fazer a gestão de documentos eletrônicos?
Dúvidas Frequentes:
1 - É possível recuperar uma nota fiscal?
Sim. A recuperação pode ser feita pelo o site da Secretária da Fazenda e Planejamento – SEFAZ. Assim que entrar no site, utilize a chave de acesso da nota fiscal eletrônica, disponível no Danfe. Caso você não tenha o Danfe, peça a chave de acesso ao estabelecimento onde a compra foi feita.
2 - Como armazenar uma nota fiscal?
O armazenamento e o gerenciamento de notas fiscais podem ser feitos por plataformas digitais com a Smartdocx. Com ela, é possível realizar de forma online toda a gestão de notas fiscais, tornando a operação mais eficiente e rápida.