Entender o que é a nota fiscal eletrônica vai além de saber o seu conceito. Sua implementação alterou o fluxo da compra e venda dos produtos. Os procedimentos se tornaram mais rápidos. A quantidade de informações compartilhadas cresceu consideravelmente. Por isso, é importante entender os aspectos que acompanham a utilização da NF-e.
O grau de relevância deste documento é tão grande que sistemas de gerenciamento automatizam processos envolvendo as notas fiscais para economizar o tempo e os custos das operações. Neste contexto, a gestão documental adquire grande destaque para auxiliar as empresas da atualidade.
Conheça mais sobre a nota fiscal eletrônica, seu papel fundamental na comercialização e como é inevitável ter que contar com um bom gerenciamento para documentos.
Navegue e aprenda mais sobre a Nota Fiscal Eletrônica:
Qual é o significado da NF-e?
Instituída pelo Ajuste Sinief 07/2005, a NF-e (sigla para Nota Fiscal Eletrônica) foi estabelecida como um documento de natureza eletrônica, tanto para emissão quanto para armazenamento, com a finalidade de fundamentar a comercialização.
Ela possui validade jurídica garantida por meio de assinatura digital e, para ser emitida com sucesso, é necessária a aprovação do SEFAZ responsável pela unidade federada do contribuinte.
A Nota Fiscal Eletrônica modelo 55 não deve ser confundida com outros documentos fiscais abordados no decorrer deste artigo. Sua abrangência é relativa a operações comerciais com mercadorias. Ela substitui as antigas notas impressas no papel, conhecidas como modelo 1 ou 1-A e a Nota Fiscal do Produtor, modelo 4.
A legislação traz mais detalhes referentes ao credenciamento e sua emissão:
“Cláusula segunda Para emissão da NF-e, o contribuinte deverá estar previamente credenciado na unidade federada em cujo cadastro de contribuinte do ICMS estiver inscrito.
- 1º O contribuinte credenciado para emissão de NF-e deverá observar, no que couber, as disposições relativas à emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, constantes dos Convênios ICMS 57/95 e 58/95, ambos de 28 de junho de 1995 e legislação superveniente.
- 2º- O credenciamento a que se refere o caput poderá ser:
I – voluntário, quando solicitado pelo contribuinte;
II – de ofício, quando efetuado pela Administração Tributária.
- 3º É vedada a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A ou da Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, por contribuinte credenciado à emissão de NF-e, exceto quando a legislação estadual assim permitir.”
O MOC (Manual de Orientação do Contribuinte) publicado pelo Ato COTEPE descreve as especificações e características técnicas para a integração necessária das Secretarias de Fazenda e os sistemas das empresas emitentes da NF-e.
O layout também é estabelecido de acordo com as normas do manual e regulamenta que o arquivo digital da NF-e precisa ser criado seguindo o padrão XML (Extensible Markup Language).
A numeração do arquivo XML é sequencial de 1 a 999.999.999, conforme o estabelecimento e série e, ao atingir o limite, ele é reiniciado. Por fim, ele é identificado por meio de codificação numérica, gerada pelo emitente, composta pela chave de acesso, o CNPJ ou CPF do emissor, o número e a série da NF-e. Para a validação da nota fiscal, ela deve contar com a assinatura digital credenciada por entidade certificada junto à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
A nota fiscal eletrônica é obrigatória para todas as empresas, com exceção das caracterizadas pelo regime MEI (Microempreendedor Individual) e precisa conter alguns dados específicos para ser considerada válida dentro dos padrões oficiais de tramitação. O próximo subtópico abordará quais informações são necessárias.
As informações presentes na Nota Fiscal Eletrônica
As mercadorias comercializadas na NF-e obrigatoriamente devem informar o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) equivalente. Também é exigido o CEST (Especificador da Substituição Tributária) e o GTIN (Numeração Global de Item Comercial) em concordância com as informações do Cadastro Centralizado de GTIN, disponível para consulta no SVRS (Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul). A NF-e precisará dos seguintes dados para ser considerada correta:
- dados do emitente
- dados do destinatário
- CFOP
- Código NCM
- CEST
- GTIN
- quantidade do produto comercializado
- unidade de medida para comercialização
- dados do intermediador
- valor unitário
- valor dos tributos aplicados
- valor total da nota fiscal
Algumas ocorrências podem ser aplicadas a NF-e e alterar seu status durante as operações. Estas partem de ações do emissor ou do destinatário. Abordaremos com maiores detalhes no próximo subtópico.
Os eventos de ocorrência na NF-e
A legislação estabelece os responsáveis por registrar acontecimentos na tramitação da nota fiscal eletrônica. O emitente e o destinatário possuem deveres para episódios de recepção, cancelamento e movimentação da mercadoria.
De registro pelo emitente:
“a) Carta de Correção Eletrônica de NF-e;
- b) Cancelamento de NF-e;
- c) Evento Prévio de Emissão em Contingência;
- d) Comprovante de Entrega da NF-e;
- e) Cancelamento do Comprovante de Entrega da NF-e;
- f) Pedido de Prorrogação;
- g) Ator Interessado na NF-e-Transportador.”
De registro pelo destinatário:
“a) Confirmação da Operação;
- b) Operação não Realizada;
- c) Desconhecimento da Operação;
- d) Ciência da Emissão;
- e) Ator Interessado na NF-e-Transportador.”
As ações por parte do destinatário devem respeitar o cronograma estabelecido no anexo II do Ajuste Sinief 07/2005. Estes registros de eventos podem ser exigidos de outros contribuintes de acordo com cada unidade federada.
Nota de entrada e nota de saída. Quais são as diferenças de cada uma?
As notas de entrada e notas de saída são termos frequentemente mencionados no universo da Nota Fiscal Eletrônica. Confira as principais finalidades e aplicações de cada uma.
Nota de Entrada
É um documento fiscal emitido por uma empresa no momento em que ela recebe as mercadorias de seus fornecedores. Essa nota é utilizada para registrar a entrada de produtos no estoque e auxilia no controle de inventário e a correta contabilização das despesas e créditos tributários.
Em geral, a nota de entrada é emitida por fornecedores para documentar a venda de mercadorias para a empresa compradora.
Nota de Saída
Por outro lado, a nota de saída, é gerada quando a empresa vende os produtos ou presta serviços a terceiros, como clientes. Esse documento tem como propósito registrar a saída de mercadorias ou a prestação de serviços, incluindo informações sobre a carga tributária devida.
Essa nota é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais, a geração de receita e o fornecimento de comprovantes aos clientes.
A implementação da nota fiscal eletrônica traz diversas exigências para o uso correto e validado pelas Secretarias de Fazenda. Mas além dos requisitos, os documentos de natureza eletrônica possibilitaram uma série de benefícios aos contribuintes para o Fisco e para o consumidor final.
- Economia de papel para emissão das notas;
A adoção da nota fiscal eletrônica elimina a necessidade de documentos em papel, resultando em economia de recursos e redução do impacto ambiental.
- Redução de custos com armazenamento;
Como as NF-e são armazenadas eletronicamente, as empresas economizam espaço e despesas relacionadas ao armazenamento de documentos físicos.
- Prevenção ao erro no preenchimento;
A Nota Fiscal Eletrônica é gerada de forma eletrônica, reduzindo erros humanos comuns na digitação, garantindo a precisão das informações fiscais.
- Maior fiscalização por parte dos órgãos governamentais;
As notas fiscais podem ser facilmente rastreadas e verificadas pelos órgãos fiscais, tornando o cumprimento das obrigações tributárias mais eficaz.
- Transparência da operação
O documento fornece informações detalhadas sobre as transações, promovendo a transparência nas operações comerciais.
- Integração das informações empresariais
A NF-e pode ser integrada aos sistemas de gestão empresarial, como o SmartDocX, simplificando processos e melhorando a eficiência.
- Maior agilidade na tramitação das operações.
A emissão eletrônica permite o processamento mais rápido das notas, acelerando a tramitação das operações comerciais e reduzindo a burocracia.
Após a apresentação do conceito e das vantagens referentes a NF-e, a próxima etapa passa por entender como é realizado o procedimento para emissão por parte dos contribuintes.
Como emitir a NF-e?
Conforme já destacado anteriormente, é necessário que o contribuinte esteja cadastrado na Secretaria de Fazenda da sua unidade federada. Ele receberá uma Inscrição Estadual ao efetivar seu registro e deverá mantê-la regularizada.
A empresa deve contar com a assinatura digital certificada pelo ICP-Brasil parade forma a autenticar a validade do documento quando emitido.
Após atender os requisitos mencionados, a emissão da NF-e seguirá passos pré-determinados até sua aprovação por parte da fiscalização.
- Geração do arquivo XML;
- Encaminhamento para o SEFAZ responsável;
- Devolutiva para casos de erros detectados;
- Autorização de uso por parte do SEFAZ;
- Impressão do DANFE;
- Envio do XML e do DANFE para o destinatário, usualmente por e-mail.
O DANFE não é Nota Fiscal
Apesar de possuir um papel fundamental no contexto das operações comerciais e fiscais, o DANFE não é uma nota fiscal. Ele é uma representação física da NF-e e desempenha a função de complementar as transações comerciais.
Quando uma mercadoria é transportada, o DANFE acompanha o produto. Isso facilita a consulta das informações fiscais e agiliza os processos envolvidos na operação. Em outras palavras, esse documento atua como um facilitador no ciclo de transporte de mercadorias.
Uma de suas características é a possibilidade de acesso ao arquivo XML correspondente à NF-e.
Isso pode ser feito por meio do portal SEFAZ (Secretária da Fazenda), permitindo que as partes envolvidas na transação verifiquem detalhes específicos da nota fiscal eletrônica. Esse acesso ao XML é valioso para garantir a autenticidade da NF-e.
Além disso, o DANFE inclui uma sequência numérica denominada “Chave de Acesso” que permite verificar a autenticidade da nota fiscal e a consistência das informações fiscais.
Outro recurso comum no DANFE é um código de barras, que agiliza a entrada de dados da nota fiscal no sistema, tornando o processo mais eficiente.
Esses dados são exigências no documento. A sua incoerência com as informações da Nota Fiscal Eletrônica podem caracterizar um falso registro passível de punições com a fiscalização.
É fundamental compreender que o DANFE é obrigatório para as operações comerciais. Isso significa que sua emissão e acompanhamento são requisitos legais em transações que envolvem o transporte de mercadorias.
Qualquer inconsistência entre as informações no DANFE e a NF-e pode ser considerada um falso registro, sujeita a punições pelas autoridades fiscais.
Para acompanhar o dinamismo imposto pela era digital, outros documentos fiscais foram substituídos por alternativas de natureza eletrônica com base no modelo utilizado na NF-e. Alguns estão associados às operações de mercadorias e outros são aplicados em modalidades específicas, como a prestação de serviços.
Criada em 2007 a partir do PRojeto NFS-e, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica teve como principal finalidade substituir o Cupom Fiscal de Serviços impressos, viabilizando um modelo mais prático em relação aos blocos de papéis e anotações manuais.
Para acompanhar a constante modernização exigida pela era digital, a implantação da NFS-e permitiu maior agilidade entre os prestadores e seus clientes, além de facilitar a Receita Federal na fiscalização sobre os serviços e impostos.
Documento eletrônico emitido para o registro de serviços prestados.
Esse documento fiscal eletrônico é emitido diretamente para o consumidor. A NFC-e foi criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal de venda, normalmente entregues ao cliente após a compra de algum produto.
Com isso, foi possível modernizar as suas emissões e gerar apenas um documento digital com todas as informações dos outros dois defasados.
Modelo utilizado no varejo em substituição ao cupom fiscal.
- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)
A NFA-e representa uma alternativa prática e ágil para as empresas e profissionais autônomos que necessitam emitir notas fiscais de forma avulsa, sem a obrigatoriedade de um sistema próprio de emissão.
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é especialmente relevante em situações em que a emissão de notas fiscais não ocorre de maneira rotineira, mas ainda é crucial para a documentação e regularização das operações comerciais.
Utilizado para comprovação de serviços ou comercialização de produtos por empresas com pouca frequência de vendas, ou que não tenham obrigatoriedade na emissão de NF-e (MEIs).
Assim como os modelos anteriores, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é uma versão digital que substituiu o mesmo documento emitido em papel. A sua finalidade é registrar, controlar e acompanhar as operações de transporte de cargas em território brasileiro.
O MDF-e surgiu como uma exigência do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), visando modernizar e simplificar as obrigações fiscais e contábeis das empresas. Sua circulação começou em 2014 e, atualmente, é obrigatória para a maioria dos contribuintes.
Modelo de uso das empresas transportadoras de cargas que padronizam e documentam as informações para os postos de fiscalização.
Também relacionado ao transporte das cargas, o CT-e visa registrar as operações com a prestação de serviços do transporte de cargas no território brasileiro.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é obrigatório sempre que uma operação de transporte de carga for realizada. O documento deve ser emitido para validar a atividade de movimentação em relação à mercadoria, pelos contribuintes de ICMS.
Como demonstrado no artigo, a NF-e possibilitou um fluxo mais dinâmico nas operações de comercialização, da prestação de serviços e no transporte de cargas.
Lidar com a grande diversidade de documentos fiscais é um desafio constante no ambiente empresarial. Erros de preenchimento ou no envio destes podem acarretar problemas que atrasem as operações, inclusive, sendo passíveis de multas. Para evitar ocorrências desse tipo, as empresas contam com apoio de softwares para o gerenciamento dos registros.
A Smartdocx oferece automações para a NF-e e para os demais documentos fiscais. Ofertamos uma solução personalizada que se adeque às necessidades do cliente e esteja perfeitamente integrada ao seu ERP. Desta maneira, o lançamento e armazenamento torna-se menos custoso e mais prático.
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Dúvidas Frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica
O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
Um documento digital responsável por oficializar as operações do comércio de mercadorias. A nota contém informações referentes ao emitente, o transportador e o destinatário, bem como dados sobre as características do produto e dos impostos recolhidos.
Como é feita a emissão da NF-e?
A Nota Fiscal Eletrônica é criada a partir da geração do XML. Ela recebe a autorização de uso após o encaminhamento do arquivo com os dados para a Receita Federal e a confirmação por parte do órgão atestando sua validade. A partir deste momento, é possível gerar o DANFE para o acompanhamento físico da carga, além de enviá-lo junto do arquivo XML ao destinatário.
Quais as vantagens no uso da Nota Fiscal Eletrônica?
A implementação da NF-e permitiu às empresas pouparem recursos anteriormente empregados com o papel para emissão. O armazenamento digital também elimina os custos que o estoque físico geraria. Outra vantagem característica é relativa a maior facilidade na conferência das informações pelos órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal.