A alta gama de documentos fiscais no Brasil pode causar confusão entre os contribuintes. Diversas notas eletrônicas são emitidas para assegurar o registro correto de compra e venda, transporte ou prestação de serviços. Este último é o caso da NFS-e.
Para entender mais a respeito da nota obrigatória por parte dos prestadores, acompanhe o decorrer deste texto, onde abordaremos o conceito da NFS-e, quem deve emitir e os principais benefícios em utilizar o modelo eletrônico.
Navegue e aprenda mais sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica:
O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
Criada em 2007 através do Projeto NFS-e, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica foi instituída como substituta ao Cupom Fiscal de Serviços impresso. O objetivo era viabilizar um modelo mais prático em relação aos blocos de papéis com anotações manuais.
Com a modernização imposta pela era digital, a NFS-e passou a ser uma necessidade para acompanhar o dinamismo atual. Sua implementação permitiu maior agilidade na relação entre prestador e cliente, além de auxiliar a Receita Federal na fiscalização sobre os serviços registrados e os impostos recolhidos. Ou seja, o mercado como um todo ganha benefícios com este documento.
A NFS-e passa a ser emitida em acordo com o padrão de escrituração contábil nacional, desta forma, sua utilização é garantida em qualquer lugar do país. Como ocorre com outras notas fiscais, a legislação exige o armazenamento do arquivo por um período de 5 anos para comprovação.
A competência sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é de responsabilidade das Prefeituras. Os órgãos ou entidades conveniadas armazenam a NFS-e em servidores dedicados para documentar as operações de prestação de serviços. Porém, existem alternativas para os casos em que não é possível emitir de imediato a nota.
Recibo Provisório de Serviços (RPS)
Desenvolvido como uma contingência ou uma opção para empresas que não possuem infraestrutura adequada, o RPS é um documento gerado de forma manual, com responsabilidade e posse do contribuinte. Ele deve ser solicitado na prefeitura do município onde o serviço foi prestado.
Visto que o modelo do RPS é definido por cada prefeitura, não existe uma padronização oficial. Desta forma, é importante que o contribuinte se atente ao layout estabelecido na região para realizar a emissão correta.
O Recibo Provisório de Serviços possui uma numeração sequencial crescente e o emitente tem a obrigatoriedade de convertê-lo em NFS-e dentro do prazo estabelecido pela legislação tributária municipal. É necessária a emissão de duas vias do RPS, sendo uma destinada ao órgão e outra para a própria empresa.
Os recibos são enviados para o sistema das prefeituras em lotes. O contribuinte receberá um número de protocolo comprovando os envios. Então será realizada uma análise de conformidade das informações e o retorno padrão varia entre as NFS-e correspondentes, caso tenha sido bem-sucedido, ou uma listagem com os erros identificados no lote.
É importante estar atento ao fato de que nem todas as prefeituras aceitam o RPS. Algumas exigem a imediata geração da NFS-e.
O próximo passo após entender do que se trata a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica passa a ser conhecer aqueles que têm obrigação de emitir o documento.
Quem precisa emitir a NFS-e?
No contexto geral, todos os prestadores de serviços devem realizar a emissão da NFS-e, com exceção de MEIs, desde que não efetuem esta atividade para um destinatário caracterizado como pessoa jurídica. Em outras palavras, independentemente do regime tributário em que uma empresa esteja enquadrada, ela deverá registrar as operações de prestação através da nota fiscal. A regulamentação final estará a cargo de cada município.
Podemos citar como exemplos sobre a legislação municipal na obrigatoriedade da NFS-e: a Resolução SMF nº 2.617 de 17/05/2010, da prefeitura do Rio de Janeiro e o art.3° da PORTARIA SMF N° 008/2009 de Belo Horizonte.
Quando aplicado a pessoas físicas, a ação é opcional, mas altamente recomendável, visto que garante a segurança para ambas as partes envolvidas. Por este motivo, profissionais autônomos, como nutricionistas e advogados, efetuam a emissão da nota.
Com a informação de quais são as empresas que estão obrigadas a gerar a Nota Fiscal de Serviço, é importante saber como são as etapas práticas para a operação ser concluída da maneira correta.
Como é feita a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
Inicialmente, a empresa deve estar registrada junto à prefeitura do município onde o CNPJ foi inscrito. O contribuinte precisa atentar-se às exigências do órgão, visto que por não existir uma unificação, podem existir requisitos diferentes, como o comparecimento presencial ao local ou a necessidade do certificado digital.
Após a aprovação para o acesso, basta entrar no sítio específico e iniciar o preenchimento dos dados. Normalmente, sistemas integrados das empresas já trazem as configurações ideais e realizam os cálculos de impostos automaticamente. Esse processo costuma facilitar a emissão da NFS-e, além de atenuar outros problemas, como os erros de preenchimento ou a falta de acessibilidade à página.
O Modelo Conceitual Nacional da Abrasf resume o processo de geração da NFS-e com os seguintes passos:
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- “O contribuinte acessa o serviço de “Geração de NFS-e” no sítio da Administração Pública Municipal
- Informa os dados que gerarão a NFS-e e os submete para processamento.
- A requisição é recebida pelo servidor Web, que valida os dados preenchidos e, caso as informações sejam válidas, gera a NFS-e, fornecendo o seu número.
- O Web Site retorna uma mensagem com o resultado do processamento.”
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Algumas informações têm presença obrigatória na Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Embora o modelo mude conforme o município, estes dados aparecem com frequência na maioria das situações.
- CNPJ ou CPF e Inscrição Municipal;
- dados e endereço do remetente;
- dados e endereço do destinatário;
- descrição do serviço e código identificador;
- alíquota do ISS;
- valor total do ISS.
É importante atentar-se que a NFS-e deve ser emitida no site da prefeitura responsável pela região onde o serviço foi prestado. Esse fato pode acarretar em alterações na alíquota do ISS (Imposto sobre Serviços) e, como resultado, ocasionar erros de valores na nota fiscal.
Como cancelar ou corrigir uma NFS-e?
Por motivos semelhantes aos apresentados no tópico anterior, existem momentos em que se faz necessário o cancelamento ou correção de uma NFS-e.
Cancelar uma NFS-e é uma opção quando não ocorre o recolhimento do ISS. Normalmente, para estes casos, o prazo de cancelamento é de até 6 meses a partir da data de emissão da nota. Porém, a autorização fica à cargo da prefeitura responsável. Se o imposto tiver sido recolhido, é necessário a abertura de um processo administrativo junto ao órgão para justificar a ação.
A solicitação pode ser feita até o dia 10 de cada mês e costuma levar até 30 dias para a conclusão. Se os pedidos forem efetuados dentro dos prazos estabelecidos, é possível o cancelamento de mais de uma NFS-e. Porém, cada nota vai ser analisada de forma individual e deverá ter sua respectiva justificativa.
Para situações em que o erro não esteja nas variáveis de cálculo dos impostos, nos dados cadastrais de emitentes ou destinatários e nas datas de emissão/saída da NFS-e, uma CC-e (Carta de Correção Eletrônica) pode ser emitida dentro de um período de até 30 dias.
Após um entendimento completo do significado da NFS-e, de sua obrigatoriedade e como é o processo para emissão, é importante conhecer as vantagens existentes na utilização deste documento fiscal.
Quais os benefícios em utilizar a NFS-e?
Alguns pontos positivos estão associados à implementação da NFS-e e são melhor apresentados abaixo.
Redução de Custos
A adoção de um modelo de emissão e armazenamento de documentos eletrônicos permite a eliminação de custos com estoque físico. Também torna obsoleto o uso de talões de recibos para preenchimento manual, o que gera economia de material para a sua utilização e demanda menos tempo investido por parte dos colaboradores do setor tributário e contabilidade.
Otimização de Trabalho
Como citado, a NFS-e gera menos trabalho para emissão por parte das pessoas envolvidas e pode reduzir a quantidade de indivíduos necessários para a operação. Além disso, softwares de integração que contam com a automatização dos procedimentos, tornam o processo ainda mais ágil.
Automação de Etapas
Os sistemas integrados permitem que etapas para o envio das notas fiscais sejam concluídas de maneira automática ou com poucos comandos do usuário. Essa característica diminui a incidência de erros humanos que podem acarretar retrabalho ou penalidades por dados incorretos na nota.
Mesmo quando o sistema da prefeitura responsável não permite a completa integração, os softwares tornam o envio mais simples, oferecendo uma vantagem para o modelo eletrônico.
Melhor controle fiscal e contábil
A organização dos documentos digitais permite um controle mais preciso sobre os impostos recolhidos. Com isso, o controle sobre os gastos relativos ao ISS, pode ser melhor visualizado ao levar em consideração decisões administrativas.
A facilidade de armazenamento e consulta das notas fiscais eletrônicas também auxilia na busca por informações para qualquer setor envolvido.
A implementação da NFS-e trouxe diversos pontos positivos e é uma etapa essencial para uma melhor relação entre os prestadores, os clientes e a fiscalização.
Agora que você possui mais informações sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, torna-se simples perceber a necessidade do gerenciamento efetivo para os documentos de natureza digital. De forma a evitar problemas com o Fisco pelo recolhimento incorreto do ISS é importante ter a máxima atenção para a emissão correta da nota.
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Dúvidas Frequentes sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
O que é a NFS-e?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento responsável por registrar oficialmente a prestação de serviços. A NFS-e também é utilizada para fiscalizar o recolhimento do ISS.
Como é feita a emissão da NFS-e?
A competência da NFS-e fica a cargo das prefeituras. A nota pode ser emitida diretamente em site com acesso disponibilizado pelo órgão ou por softwares integrados que realizam o envio para a validação.
Quais as vantagens no uso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
A NFS-e torna o processo mais confiável. Ela reduz os custos de armazenagem e operacionais envolvidos na produção da nota. Permite também automatizar etapas do processo, otimizando o tempo e reduzindo a possibilidade de erros.