As operações de transporte de cargas em solo nacional sempre possuíram os requerimentos de diversos documentos para o registro das suas atividades. Com a necessidade de modernização do setor, os vários modelos impressos demonstraram a necessidade de serem substituídos por equivalentes eletrônicos, como a NF-e e a NFS-e.
Um dos documentos que surgiu com o avanço da tecnologia nos processos de movimentação das cargas foi o CT-e. Sua implementação alterou os moldes operacionais estabelecidos com foco em facilitar a tramitação operacional para os envolvidos.
No decorrer desse texto, você poderá compreender melhor o significado do CT-e, a sua obrigatoriedade, os benefícios envolvidos na adoção do documento e como é feito o processo básico para a sua emissão.
Navegue e aprenda mais sobre o CT-e:
O que é o CT-e?
O CT-e é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento de natureza inteiramente digital e que visa registrar, para fins fiscais, as operações com a prestação de serviços do transporte de cargas no território brasileiro.
Ele foi instituído através do Ajuste Sinief n° 09/2007, juntamente ao seu documento auxiliar, com a determinação de que os contribuintes do ICMS utilizem o CT-e para substituir os documentos impressos, destacados a seguir:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas – CTMC, modelo 26.
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, desde que seja destinada ao transporte de cargas;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.
O CT-e teve ainda seu Manual do Contribuinte – MOC do CT-e, publicado pelo Ato COTEPE, com as principais informações e especificações de teor técnico para a integração dos sistemas empresariais junto às Secretarias de Fazenda dos Estados (SEFAZ). O objetivo visava garantir o máximo de padronização na emissão, autorização e fiscalização do documento, entre os contribuintes e os órgãos responsáveis.
O DACTE
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma representação impressa do CT-e. Obrigatoriamente, o DACTE deve acompanhar as cargas aos quais está vinculado para tornar o processo de verificação dos dados uma atividade ágil durante a passagem nas barreiras fiscais.
O Manual de Orientação do Contribuinte – MOC-DACTE, traz outras informações de caráter técnico que se aplicam ao layout, aos campos específicos e demais detalhes referentes ao modelo impresso para ser considerado válido.
Mesmo entendendo o significado do CT-e, outras características do documento requerem atenção de gestores e profissionais envolvidos para evitar erros quanto à tomada de decisão.
Quem está obrigado a emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico?
Em termos práticos, o CT-e é obrigatório sempre que uma operação de transporte de carga for realizada. Independentemente do modal, o documento deve ser emitido para validar a atividade de movimentação em relação a mercadoria, pelos contribuintes de ICMS, sejam estes, empresas transportadoras ou contratantes do serviço.
O CT-e mantém essa característica para qualquer modal em que ocorra a operação por parte da transportadora. Dessa maneira, mesmo que a atuação da empresa esteja restrita a um dos modais entre os rodoviários, ferroviários, dutoviários, aquaviários e aéreo, ela estará obrigada à emissão do documento. Válido também para pessoas jurídicas que atuam nas operações multimodais.
A única exceção quanto a obrigatoriedade se dá ao MEI (Microempreendedor Individual), conforme o informado no segundo parágrafo da cláusula vigésima quinta, do Ajuste Sinief n° 09/07, em consonância com o art. 18-A da Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006.
O caminho para a emissão do documento é padrão em todos os casos, embora existam detalhes que requerem atenção para momentos específicos.
Como é realizada a emissão do CT-e?
O passo a passo para emitir o CT-e tem início com a etapa básica de aquisição do sistema especializado. O uso de software especialmente desenvolvido para essa atividade, permite economizar tempo e prevenir erros ao automatizar as rotinas envolvidas.
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Cadastramento no Sefaz do Estado
A empresa emissora deve se cadastrar na unidade federativa correspondente. Vale ressaltar que estabelecimentos em outros estados também precisam estar registrados nos seus respectivos Sefaz (Secretaria da Fazenda), uma vez que não existe um cadastro único entre os sistemas.
Obtenção do certificado digital
É necessário que a empresa tenha o certificado digital nas categorias A1 ou A3 para validar juridicamente o documento. Ambos podem ser obtidos através de entidades certificadoras credenciadas ao IPC-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
As etapas de emissão do CT-e
Com os requisitos básicos já estabelecidos e o sistema configurado de acordo com os dados pertinentes, os passos seguintes envolvem a avaliação do Sefaz para conceder a autorização de uso do documento.
1. Arquivo XML gerado pelo sistema e encaminhado ao Sefaz
2. Análise da validade do certificado digital
3. Integridade do arquivo recebido
4. Adequação com o layout estabelecido para o CT-e
5. Identificação correta da numeração correspondente, para evitar erro por duplicidade do documento
6. Autorização de uso por parte do Sefaz
Os resultados possíveis, após a avaliação do órgão, estão divididos em três categorias:
Rejeição do CT-e
Ocasionado por inúmeros fatores relacionados aos erros encontrados, como por exemplo, falha no processamento do arquivo, certificado digital inválido, emitente não credenciado, preenchimento incorreto e outros, conforme destacado na cláusula oitava do Ajuste Sinief que estabelece as normas do documento.
Denegação
Ocorre em virtude da irregularidade fiscal do emitente. Esse fator é importante, pois fica registrado no sistema e impede qualquer nova tentativa de emissão do documento fiscal.
Autorização de uso
O arquivo foi validado com sucesso e está disponível para assegurar a operação com transporte de carga vinculada a ele. Após a concessão, o arquivo do CT-e não pode ser alterado.
Embora conte com uma extensa abrangência entre as empresas que precisam realizar a emissão do documento, um dos motivadores para a implementação do CT-e foi a busca pela redução da burocracia nas operações. Conheça outros benefícios do ponto de vista empresarial.
Os benefícios do CT-e
As vantagens no uso do CT-e podem ser observadas desde o cliente até os órgãos fiscalizadores. Porém, em um contexto geral, podemos dividir os pontos principais de uma forma resumida:
- Economia do tempo investido na tramitação da documentação;
- Prevenção de erros com a automação do preenchimento;
- Redução de documentos e burocracia, por substituir diversos modelos de papel com um único equivalente digital;
- Gastos menores por eliminar a necessidade de armazenamento físico e impressão;
- Maior agilidade, segurança e controle para todas as partes envolvidas, incluindo a fiscalização;
- Migração das empresas para um cenário tecnologicamente mais avançado.
Em uma escala maior, todos os participantes envolvidos no processo tendem a ganhar com o uso do CT-e. Porém, é importante estar atento aos erros que podem ocasionar prejuízos para as empresas por contrariar a legislação vigente. Esses pontos ressaltam a importância em contar com uma boa gestão de documentos fiscais.
Deveres do contribuinte em relação ao CT-e
Inicialmente, o contribuinte deve manter os seus Conhecimentos de Transporte Eletrônico armazenados em ambiente digital pelo período de 5 anos. É o prazo apresentado no Ajuste Sinief como necessário para comprovações em eventuais auditorias.
Também vale ressaltar que a legislação não prevê a 2° via para os documentos exclusivamente digitais. Portanto, casos em que a avaria dos equipamentos responsáveis por armazenar o CT-e impedem a apresentação do documento, não isentam a empresa de sua obrigação com os arquivos. Por isso, o ideal é que o armazenamento seja realizado em nuvem, permitindo o acesso sempre que necessário.
O principal ponto de atenção está relacionado à Lei n° 8.137/90. Ela aborda os crimes contra a ordem tributária e prevê que não disponibilizar documentos fiscais obrigatórios pode resultar em reclusão de dois a cinco anos, bem como a incidência de multa contra o contribuinte.
Pela importância do CT-e nas atividades fiscais para o transporte de cargas, é necessário estar sempre atento às suas características
Neste texto, pudemos conhecer um pouco mais de assuntos pertinentes relacionados ao CT-e, como a sua obrigatoriedade, a forma como ele é emitido e os principais benefícios com sua inclusão desde 2007.
Conforme o conteúdo abordado, o documento é o responsável por garantir a segurança das operações de transportadoras e dos seus tomadores de serviços. Assim, a autorização para o uso e a impressão do DACTE são conhecimentos básicos para a movimentação de mercadorias em solo nacional.
Além disso, a organização necessária para que seja possível acesso aos documentos com agilidade é um ponto crucial na prestação de contas. Seja a sua empresa pequena ou média, contar com softwares capazes de permitir um acesso rápido e seguro é uma necessidade do mercado.
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Dúvidas Frequentes sobre o CT-e
O que é o CT-e?
A sigla se refere ao Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento fiscal, de natureza exclusivamente eletrônica, para o registro adequado das operações que envolvem o transporte de cargas.
Quando é necessário emitir um CT-e?
Por padrão, sempre que uma transportadora realizar a prestação de serviços para a movimentação de mercadorias, é necessário que seja feita a emissão do CT-e para garantir sua conformidade fiscal. Em alguns casos, a contratante será a responsável por emitir o documento.
Qual a diferença entre DACTE e CT-e?
O DACTE é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Ele é uma representação impressa do CT-e, onde o layout padrão contém as informações básicas do documento fiscal para facilitar a conferência nas barreiras fiscais. Por ter a chave de acesso direta ao CT-e vinculado, o DACTE deve acompanhar a carga de maneira obrigatória.