A tecnologia é a maior aliada para agilizar processos na rotina de uma empresa, sendo assim, a gestão de documentos não poderia ficar de fora dessa otimização. Por isso, é importante encontrar uma ferramenta eficiente que não entregue apenas um único processo, como a captura de uma NF-e, por exemplo, mas, sim, uma solução completa.
Dessa forma, dificilmente algum documento não será encontrado quando for necessário. Vale ressaltar que essa preocupação com o gerenciamento não deve ser apenas para aqueles documentos fiscais obrigatórios, mas também para os não fiscais, como as faturas.
Para mostrar a importância e como você pode gerenciar o lado burocrático da sua empresa, separamos as principais informações e detalhamos no decorrer deste conteúdo. Confira!
Navegue e conheça mais detalhes sobre a gestão de documentos eletrônicos
O que é gerenciamento de documentos eletrônicos?
É o processo de administrar todos os documentos de uma empresa com objetivo de facilitar e agilizar a rotina das equipes. Afinal, a todo momento novas vendas e acordos são fechados e a instituição precisa manter as informações das transações organizadas. Dessa forma, fica mais fácil de localizar quando for necessário.
Vale ressaltar que essa ação não influencia apenas na organização diária da empresa, mas também no armazenamento correto dos documentos fiscais obrigatórios dentro do prazo estipulado por lei. Então, caso o Fisco solicite qualquer um deles, o responsável pela área só terá que acessar o arquivo de forma prática.
A empresa pode fazer a gestão de documentos através de uma plataforma online segura que ofereça essa solução. Dessa forma, a empresa se mantém resguardada para solicitação, consulta ou imprevistos relacionados a qualquer registro importante.
Qual a importância desse processo?
As empresas realizam inúmeras transações no dia, seja por compra ou venda de produtos e serviços. Com isso, diferentes processos são necessários e algumas etapas podem se perder no caminho. Afinal, um contrato assinado, por exemplo, precisa ser armazenado para caso de consulta ou esclarecimento. O mesmo acontece com a nota fiscal, que precisa ser lançada dentro de um determinado período e arquivada por pelo menos cinco anos.
Dessa forma, fica claro a importância desses processos e como eles precisam ser priorizados para o funcionamento correto da empresa, além de não levá-la a nenhum prejuízo, principalmente financeiro e no quesito credibilidade.
As principais vantagens de ter uma gestão de documentos eficiente são:
- Padronizar todo o processo;
- Manter e descartar os documentos corretos;
- Controle de todas as transações realizadas pela empresa;
- Mais segurança de quem acessa os arquivos;
- Criação de fluxo de documentos;
- Agilidade para equipe;
- Preservar documentos fundamentais para a instituição.
Agora, para que isso faça a diferença no dia a dia da empresa, é importante escolher a plataforma correta e entender como funciona. Falaremos sobre isso no próximo tópico.
Como fazer a gestão de documentos eletrônicos?
Vários processos fazem parte das soluções oferecidas pelas plataformas digitais, como a digitalização de documentos e assinatura eletrônica, por exemplo. Por isso, é preciso atenção na escolha do software que atenda as necessidades da sua empresa. Entretanto, outros pontos também são importantes para começar com a gestão de documentos. Separamos alguns deles em tópicos para você.
Plataforma digital e as soluções oferecidas
Para começar a procurar uma plataforma com as melhores soluções, é preciso entender quais os processos a ferramenta consegue entregar a você. Lembre-se dos principais objetivos que levaram você a procurar por softwares de qualidade, como mais agilidade para equipe e organização.
Alguns pontos que devem ser considerados no momento da escolha:
- Ambiente prático;
- Integração com diferentes ERPs;
- Disponibilidade de acessar PDF e XML quantas vezes precisar;
- Acesso a Download e impressão dos documentos;
- Ambiente que mantenha o layout original dos documentos fiscais;
- Atualização de status da nota para casos de cancelamento;
- Liberação de usuários com personalização de acesso.
Esses são alguns detalhes importantes para considerar antes de contratar uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos. Entretanto, não esqueça de escolher uma empresa especializada e com experiência no mercado para entregar exatamente tudo que sua empresa precisa.
Colaboradores responsáveis pelos processos
Após escolher a plataforma ideal, o próximo passo é decidir quais são os colaboradores que terão acesso a ela. É importante que todos sejam orientados para seguir exatamente todos os processos, seja para armazenar os documentos ou acessá-los em algum momento. Afinal, o objetivo é gerenciar todos os registros de transações, então, seguir um fluxo é essencial.
Crie um fluxo para manter a organização
O objetivo da gestão de documentos eletrônicos é manter todos eles organizados. Ou seja, não perder nenhum comprovante de transação realizado pela empresa. Assim, ter um padrão na hora de armazenar cada um deles é importante.
Além disso, facilitar o lançamento, armazenagem e acesso aos documentos é essencial para trazer agilidade para as equipes. Então, criar um fluxo para cada uma das etapas e uma categorização por tipo de documento (ex.:NFS-e, NF-e, CT-e) trará mais eficiência nos processos diários.
Por exemplo:
- Qual o setor responsável por aquele documento?
- Qual o nível de importância?
- Qual o tipo de documento?
- Quando foi emitido?
Esses são alguns exemplos que podem ajudar no momento de categorizar cada um dos documentos. É importante pensar nas necessidades da sua empresa e criar um fluxo para isso.
A gestão de documentos eletrônicos é fundamental para o controle de todas as transações realizadas pela empresa
A gestão de documentos eletrônicos é importante para preservar todos os dados referentes às transações da empresa, seja entrada ou saída de mercadorias e serviços. Dessa forma, evita que arquivos importantes fiquem perdidos.
Por isso, é preciso atenção na hora de escolher a melhor plataforma para gerenciar os documentos da sua empresa. Segurança, confiabilidade e facilidade de uso são alguns dos pontos principais que devem ser analisados antes de contratação. E a SmartDocx possui soluções que oferecem todas essas vantagens.
Especialista na automatização de captura, gestão e armazenamento de documentos fiscais, a SmartDocx tem a competência para atender as suas necessidades, personalizando suas soluções de acordo com os sistemas apresentados.
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Dúvidas frequentes sobre gestão de documentos eletrônicos
O que é gestão de documentos eletrônicos?
É o processo de administrar os documentos de uma empresa com objetivo de facilitar e agilizar a rotina das equipes. A cada momento, novas vendas e acordos são fechados e a instituição precisa manter as informações de todas essas transações organizadas. Assim, fica mais fácil de localizar quando for necessário.
Qual a importância do gerenciamento de documentos?
O processo de gerenciamento ajuda a organizar todos os tipos de documentos evitando que se percam no meio do caminho. Afinal, um contrato assinado, por exemplo, precisa ser armazenado para caso de consulta ou esclarecimento. O mesmo acontece com a nota fiscal, já que é um documento com emissão obrigatória e precisa ser arquivado por pelo menos cinco anos. Esse cuidado deve ser priorizado para o funcionamento correto da empresa, além de não levá-la a nenhum prejuízo, principalmente financeiro e no quesito credibilidade.
Como fazer a gestão de documentos eletrônicos?
A primeira etapa é escolher muito bem a plataforma que auxiliará nesse processo. Ela precisa ser segura e oferecer as soluções importantes para sua empresa. Em seguida, atualizar todos os colaboradores que terão acesso aos documentos e mostrar exatamente o passo a passo necessário. Por fim, criar um fluxo e categorias para facilitar o lançamento, armazenagem e acesso aos documentos, já que permite organização e agilidade nas equipes.