A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital muito utilizado por empreendedores dos mais variados segmentos. Obrigatória em todas as transações, a NF-e informa a Receita Federal a respeito da venda de um produto e é a partir dela que o Fisco recolhe os tributos incidentes sobre as operações.
No entanto, apesar do documento fazer parte da rotina das empresas, ainda podem ocorrer possíveis erros em seu preenchimento e devido a isso pode ser necessário realizar o cancelamento de nota fiscal.
O procedimento para cancelar nota fiscal é relativamente simples, porém, para ser feito corretamente é necessário ter o conhecimento de suas regras, características e particularidades.
Se você deseja conhecer mais a respeito do cancelamento de nota fiscal e quais são os outros motivos que acarretam esse processo, além dos erros de preenchimento, acompanhe o artigo que preparamos!
Navegue para mais informações sobre o cancelamento de nota fiscal:
Quando exercer o cancelamento de uma nota fiscal?
Os motivos que levam a necessidade de cancelamento de uma nota fiscal estão relacionados a erros no seu preenchimento ou a desistência da transação. Saiba mais sobre cada um deles nos subtópicos a seguir.
Erros no preenchimento de dados
Os erros no preenchimento de dados são os motivos mais comuns para a necessidade de cancelamento de nota fiscal e podem ser resultado tanto de falha humana no momento da digitação quanto devido a um dado incorreto As falhas deste tipo podem acontecer em:
- Informações de cadastro do cliente;
- Valores;
- Descontos;
- Quantidades;
- Informações gerais;
- Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
- Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP);
- Código de Situação Tributária (CST);
- Código Especificador da Substituição Tributária (CEST).
Erros de cálculo de tributos
Outros motivos recorrentes para o cancelamento de nota fiscal são os erros de cálculo de tributos. As possíveis falhas nessas contas resultam tanto na cobrança a mais quanto a menos de impostos, o que faz com que a única maneira de corrigir e ter o valor certo tributado seja cancelar o documento fiscal.
Problemas com a data de emissão
A emissão da nota fiscal com data incorreta também resulta na necessidade de cancelar o documento. Essa falha pode passar despercebida, pois no momento de gerar a nota a maior preocupação costuma ser preencher corretamente o CNPJ da empresa e outros dados.
Dessa forma, é possível que o software emissor registre uma data incorreta, falha que pode resultar na programação incorreta de faturamento do boleto, por exemplo.
Desistência da transação de uma das partes
A nota fiscal também precisa ser cancelada quando uma das partes, o consumidor ou o emissor, decide desistir da transação e seu pagamento.
Quais são os pré-requisitos para o cancelamento de nota fiscal?
Seja qual for o motivo que levou a necessidade de cancelamento da nota fiscal, para ser possível anulá-la é preciso estar de acordo com alguns pré-requisitos. São eles:
- A emissão da nota fiscal foi autorizada pelo Fisco;
- Não se passaram 24 horas de sua autorização, ou seja, caso a nota fiscal emitida tenha sido validada às 15 horas, o seu cancelamento pode ser realizado apenas até às 14:59 do dia seguinte;
- A mercadoria não foi enviada, ou seja, o cancelamento só é possível se for registrado anteriormente a saída da mercadoria da empresa;
- O destinatário não efetuou a Confirmação da Operação, procedimento que permite o seu acesso ao arquivo XML.
É importante ressaltar que o prazo de 24 horas para o cancelamento de nota fiscal varia de estado para estado, portanto é necessário verificar o limite para o local no qual o documento foi emitido. No Paraná, por exemplo, o prazo de cancelamento é de 168 horas, enquanto no Mato Grosso é de apenas 2 horas.
Como cancelar uma nota fiscal?
O cancelamento de nota fiscal costuma ser feito através do mesmo programa pelo qual a nota foi emitida, por isso é necessário:
- Acessar o sistema de emissão de notas e procurar pela opção cancelar;
- Informar o motivo do cancelamento de maneira objetiva e bem apurada, com pelo menos 15 caracteres.
A partir disso, o sistema utilizará o certificado digital da empresa para solicitar o cancelamento à Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ) e é apenas após a autorização deste órgão que a nota fiscal é oficialmente cancelada.
Como cancelar uma nota fiscal após 24 horas?
O cancelamento de nota fiscal após o limite estabelecido pela localidade na qual a nota foi emitida, que costuma ser de 24 horas, mas pode variar para mais ou até menos, está sujeito a multas e outras penalidades, de acordo com o estado de emissão. Em São Paulo, por exemplo, a multa é de cerca de 1,5% do valor total da nota cancelada.
Além disso, para fazer o cancelamento é necessário recorrer obrigatoriamente à SEFAZ do estado no qual a nota foi emitida.
É importante ressaltar que alguns estados não permitem o cancelamento da nota fiscal após o limite estabelecido e, portanto, é necessário solicitar a anulação do documento. Nestes casos, o emissor também está sujeito a arcar com as penalidades previstas em lei.
O cancelamento de nota fiscal é necessário no caso de erros em seu preenchimento ou da desistência da transação
Como vimos, apesar da emissão de notas fiscais fazer parte do dia a dia das empresas, os erros em seu preenchimento ainda são possíveis. Portanto, é importante identificá-los antes do prazo máximo estabelecido após a sua autorização.
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Dúvidas Frequentes sobre o cancelamento de nota fiscal
A nota fiscal pode ser cancelada?
Sim, a nota fiscal pode ser cancelada por seu emitente. No entanto, para que isso seja possível é necessário estar de acordo com os seguintes pré-requisitos:
- A emissão do documento foi autorizada pelo Fisco;
- Não se passaram 24 horas de sua autorização;
- A mercadoria não foi enviada;
- O destinatário não efetuou a Ciência da Emissão.
Como saber se uma nota fiscal foi cancelada?
Para verificar se uma nota fiscal foi cancelada, o emitente deve acessar o sistema da SEFAZ e pesquisar o status do documento. Já o destinatário deve ter a chave de acesso da nota e consultá-la no portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Qual é a multa pelo cancelamento de nota fiscal após 24 horas?
A multa pelo cancelamento de nota fiscal após o limite estabelecido varia de acordo com o estado de emissão, no entanto, na maioria dos casos costuma ser de 1,5% do valor total do documento cancelado.