O controle de notas fiscais eletrônicas é essencial para manter a organização dentro da empresa. Afinal, é por meio delas que o empresário tem acesso a todas as transações realizadas, ou seja, receitas e despesas provenientes de mercadorias, serviços, pagamentos de contas, entre outros.
Além disso, a emissão e o armazenamento são obrigatórios de acordo com as Leis n.º 5.172/1966 e n.º 8.846/1994, pois isso comprova que a tributação foi realizada corretamente.
Essa obrigatoriedade tem como principal objetivo garantir a conformidade legal das operações realizadas pelas empresas e evitar práticas como a sonegação fiscal.
Agora, não apenas os documentos gerados pelo negócio são importantes, mas é fundamental que a organização tenha controle de notas fiscais emitidas contra ela. Segurança e melhor gestão são alguns dos motivos para esse cuidado. Afinal, a companhia se previne de notas falsas e descontrole financeiro.
Portanto, o arquivamento correto dos documentos eletrônicos, sejam eles de entrada ou saída, é essencial para o funcionamento do negócio. E a tecnologia ajuda a proporcionar muito mais agilidade, eficiência e segurança através da automatização de processos.
Para entender melhor sobre a importância de controlar todas as notas fiscais relacionadas a sua empresa, detalharemos mais informações neste conteúdo. Acompanhe!
Navegue e saiba como ter controle de notas fiscais emitidas contra a empresa:
Por que obter o controle de notas fiscais emitidas contra a empresa?
A gestão de documentos eletrônicos é essencial por diferentes motivos e atinge diversas áreas. No financeiro, por exemplo, a empresa tem o controle não só do que entra, mas também do que sai. Ou seja, uma das formas mais eficientes para ter certeza do que é gasto, investimento e lucro.
Além disso, esse controle permite que a organização saiba exatamente tudo que foi emitido contra o seu CNPJ. Dessa forma, evita fraudes de notas fiscais e erros em seus pedidos e compras.
Vamos supor que uma empresa de roupas femininas precisa atualizar o seu estoque e, então, ela faz um pedido de X peças de Y modelo.
Assim que o fornecedor emite a nota fiscal eletrônica, o responsável pela loja que realizou a compra verificará se tudo que está descrito no documento é exatamente o que foi solicitado. Logo, caso haja alguma divergência, o estabelecimento pode rejeitar a NF-e.
Outros motivos que justificam o controle dos documentos eletrônicos são:
- Fácil identificação em caso de desvio financeiro: manter registros eletrônicos pode ajudar a rastrear transações e identificar discrepâncias que possam indicar atividades fraudulentas ou desvios financeiros;
- Organização das saídas de caixa da empresa: documentos podem facilitar a organização e o acompanhamento de todas as transações financeiras que envolvem saídas de caixa da empresa, como pagamentos a fornecedores, despesas operacionais, etc;
- Facilidade na troca de produtos: essa ação pode agilizar o processo de troca, facilitando a identificação de produtos adquiridos e seus respectivos detalhes;
- Praticidade para consultar documentos já emitidos: um acesso rápido e fácil às notas fiscais economiza tempo e esforço na consulta de transações passadas, eliminando a necessidade de procurar manualmente registros em papel.
Esses são alguns dos motivos para ter controle de notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. Agora, é o momento de entender como ter essa organização.
Os riscos de não acompanhar as notas emitidas para o seu CNPJ
Não acompanhar de perto as notas fiscais emitidas em nome do seu CNPJ pode representar uma séria vulnerabilidade para sua empresa, como:
- Desconformidade: a falta de controle pode levar a erros na declaração de impostos e outras obrigações fiscais, colocando a empresa em situação de não conformidade e sujeita a penalidades;
- Perda financeira: não estar atento às notas emitidas pode resultar em perda de dinheiro devido a pagamentos indevidos, erros de cobrança ou até mesmo fraudes;
- Má gestão: sem um acompanhamento adequado, a empresa pode enfrentar dificuldades na gestão financeira, resultando em problemas de fluxo de caixa, falta de transparência nos gastos e dificuldades na tomada de decisões;
- Reputação: esse descompromisso afeta a reputação da empresa perante fornecedores, clientes e autoridades fiscais, gerando desconfiança e prejudicando relacionamentos comerciais.
Como ter o controle de notas fiscais emitidas contra a empresa?
É possível consultar as notas fiscais emitidas contra a empresa através da Sefaz (Secretaria da Fazenda dos Estados). Dessa forma, o departamento responsável saberá se aquela NF-e está ou não de acordo com o que foi combinado.
Assim, a empresa informará ao Fisco se reconhece ou não aquela operação.
A consulta pode ser realizada da seguinte forma:
Acessar o site da SEFAZ ou Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mas vale lembrar que deve ser respectivo ao estado onde você mora ee será preciso utilizar um sistema de automatização de NF-e.
- Acesse o site;
- Em seguida clique na opção Consultar NF-e;
- Digite no campo solicitado a chave de acesso;
- Confirme o captcha corretamente;
- Insira o certificado digital.
A abordagem manual para o controle de notas fiscais pode demandar um tempo considerável para consulta individual de cada uma delas. Por que não aproveitar a tecnologia para otimizar esse processo?
Como a tecnologia pode ajudar no controle de notas fiscais?
É muito importante ter cuidado em relação às notas fiscais eletrônicas. Então, é fundamental encontrar as melhores soluções para evitar problemas financeiros e tributários.
Para isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada da empresa. Afinal, esse controle dos documentos emitidos contra o CNPJ torna-se mais eficiente.
A automatização de processos é a solução mais indicada, como o software da SmartDocx, por exemplo, em que as NF-es são baixadas automaticamente direto da Sefaz e a empresa tem um único ambiente para controlar todas elas de forma rápida e prática. Além disso, a solução disponível é capaz de entregar relatórios gerenciais, XML, PDF e tudo que você e o seu negócio precisa.
Quer entender melhor como todo o processo acontece e como pode ter o auxílio de uma empresa qualificada? Entre em contato com a SmartDocx e tire todas as suas dúvidas.
Dúvidas frequentes de como ter controle de notas fiscais emitidas contra a empresa:
Como ter controle de notas fiscais emitidas contra a empresa?
É possível consultar as notas fiscais emitidas contra a empresa através da Sefaz (Secretaria da Fazenda dos Estados) ou utilizar um sistema de automatização de emissão de NF-e como a SmartDocx.
A primeira opção é um processo manual e a empresa pode perder tempo consultando uma a uma. Já com o software, a consulta passa a ser automática.
Por que é importante ter o controle de notas fiscais emitidas contra a empresa?
É importante ter o controle de notas fiscais emitidas contra a empresa para garantir conformidade fiscal, verificar pagamentos autorizados e evitar fraudes, além de possibilitar um controle eficaz das despesas. Essas práticas ajudam a manter a integridade financeira e a transparência nas operações da empresa.