Documentos não Fiscais: O Que São e Qual a Sua Importância?

Toda empresa precisa lidar diariamente com os documentos fiscais. Ou seja, o registro de todas as transações realizadas, seja de saída ou entrada de mercadorias e serviços. Eles são fundamentais, já que possuem valor fiscal.

Agora, é importante que você tenha atenção em outros comprovantes que não possuem validade fiscal, mas são essenciais para a organização interna da empresa, os documentos não fiscais. Eles também trazem informações sobre as transações, mas, nem sempre, de forma completa.

Quer entender melhor como eles funcionam e a sua importância? Acompanhe o conteúdo completo que preparamos para você.

Navegue e saiba mais sobre o que são os documentos não fiscais

• O que são os documentos não fiscais?
• Quais as diferenças entre os documentos fiscais e os não fiscais?
• Como armazenar os documentos não fiscais?
• Dúvidas frequentes

O que são os documentos não fiscais?

Os documentos não fiscais estão livres de impostos, mas não possuem qualquer valor legal. Então, de forma bem simples, caso a Receita Federal solicite, por qualquer motivo, a comprovação de uma determinada transação, a empresa deve apresentar o documento fiscal, como a NF-e, e não um cupom não fiscal, por exemplo.

O seu objetivo principal é detalhar tudo que foi vendido ou comprado pela empresa, sendo válido para produtos ou serviços. Entretanto, a sua emissão é apenas para organização e controle financeiro interno. Ou seja, uma companhia que deseja crescer, deve, sim, gerar os documentos fiscais para fins tributários.

Por isso, a companhia deve ter atenção a todos os documentos de entrada e saída. O que é obrigatório deve ser emitido de forma correta para registro e recolhimento dos impostos.

Alguns exemplos de documentos não fiscais: canhotos de cartão, recibos de aluguel quando vindo de pessoa física, recibos em geral, cupom não fiscal, duplicata, orçamento e planilhas.

Quais as diferenças entre os documentos fiscais e os não fiscais?

Como o próprio nome já diz, os documentos fiscais são aqueles que possuem valor tributário. Ou seja, é através deles que os impostos serão recolhidos. Um exemplo de documento fiscal é o cupom fiscal. Já os considerados não fiscais, são aqueles importantes para as empresas que desejam uma organização financeira e contábil mais eficiente.

Por exemplo: Foi comprada um novo notebook para o setor de marketing da empresa. É claro que o fornecedor emitiu uma nota fiscal para comprovação daquela transação. Com isso, o documento fiscal é armazenado para fins tributários e de organização.

Seguindo com o nosso exemplo, a mesma empresa realiza um pequeno coffee break para os seus funcionários e a padaria na qual realizaram a encomenda não emite nota fiscal, mas disponibiliza o cupom não fiscal. Com isso, a companhia deve incluí-lo em suas retiradas e o documento não fiscal deve ser armazenado para fins contábeis.

Como armazenar os documentos não fiscais?

Primeiro, é preciso deixar claro que a empresa não é obrigada a armazenar esse tipo de documento. Entretanto, se o objetivo é manter a organização, esse é um passo essencial. Afinal, como no exemplo acima, como o setor financeiro saberia para onde o valor gasto com o coffee break foi destinado?

Confira algumas dicas importantes sobre o armazenamento dos documentos não fiscais:

Período de armazenamento

Eles devem ser arquivados, mas não há um tempo estimado para o seu armazenamento, ao contrário dos documentos fiscais que devem ser guardados por no mínimo cinco anos. Por isso, a empresa deve encontrar a melhor solução para manter a organização. É claro que essa decisão dependerá de como esses documentos serão conservados.

Local de armazenamento

As empresas podem contar com um software de automação, como o da SmartDocx, para a emissão e o armazenamento dos documentos fiscais de forma prática e rápida. Entretanto, esse benefício ainda não se estende para aqueles comprovantes não fiscais. Portanto, o mais indicado é que façam a digitalização e os guardem em um local funcional. Dessa forma, caso algum setor precise consultá-los, não tenha dificuldade em encontrá-los.

A importância de mantê-los arquivados

Mesmo sem a exigência do arquivamento dos documentos não fiscais, já está clara a sua importância. As obrigatoriedades com os impostos não devem ser o único cuidado da empresa. Afinal, a área financeira e contábil não se baseia apenas neles, mas também de onde o dinheiro vem e para onde ele vai. Por fim, ele ajuda a companhia a reduzir qualquer diferença no caixa e a proteger a saúde monetária.

Os documentos não fiscais são importantes para manter as áreas financeira e contábil organizadas

Agora, você já sabe a importância dos documentos não fiscais e como eles influenciam na organização financeira e contábil. O seu armazenamento não é obrigatório, mas é importante para manter um acompanhamento de tudo que entra e sai da conta da empresa.

Outro ponto importante é entender a diferença entre eles e os documentos fiscais, já que os últimos são essenciais em relação à obrigação tributária. Por isso, toda empresa deve ter atenção em relação às emissões e os armazenamentos que são obrigatórios. Entretanto, não há motivos para preocupação já que é simples agilizar todo o processo, afinal, você pode contar com a SmartDocx, que oferece à sua companhia o melhor software de automação.

Dúvidas frequentes sobre documentos não fiscais