A emissão de documentos fiscais é um processo comum dentro de todas as empresas que cumprem as suas obrigações legais. Mesmo que alguns sejam parecidos, é fundamental que cada um tenha as suas funções identificadas corretamente.
A NF-e e o DANFE, por exemplo, são documentos que possuem suas particularidades, mas são muito confundidos entre si. Entender a diferença entre eles é importante para impedir qualquer erro na hora de recolher os tributos ou qualquer outro problema fiscal.
Então, para evitar que qualquer confusão aconteça, confira os detalhes que separamos sobre o que é o DANFE e as principais diferenças entre ele e a Nota Fiscal Eletrônica. Acompanhe o conteúdo!
Navegue e descubra mais sobre o DANFE e a distinção entre ele e a NF-e
O que é o DANFE?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é enviado junto a NF-e, mas não possui a mesma validade jurídica. Então, com ele, não é possível, por exemplo, realizar uma troca ou comprovação de compra de produto. Da mesma forma, uma empresa não pode utilizá-lo como forma de confirmação de venda.
O DANFE traz todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica e funciona como uma de suas representações impressas. Nele constam algumas das seguintes informações:
- Dados do emitente;
- Dados do destinatário;
- Descrição dos produtos vendidos ou serviços prestados;
- Quantidade;
- Valor unitário;
- Valor total;
- Data da venda e horário de saída da mercadoria.
Como emitir e consultar o documento?
O DANFE é um documento obrigatório sendo gerado com a NF-e. Ele é criado em arquivo PDF e pode ser impresso com facilidade, seja pela empresa responsável pelo lançamento ou pelo cliente que o recebe. Todas as informações se baseiam nos dados do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica a qual ele pertence.
Para não ter nenhum problema fiscal, é fundamental que todos os dados descritos no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica sejam exatamente iguais aos registrados na NF-e.
Agora, para consultar o documento, é necessário acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou através do site da Sefaz do Estado em que foi emitido. Basta incluir a chave de acesso de 44 números e todas as informações já estarão disponíveis.
Existe o prazo de 180 dias para que o documento seja visualizado a contar da data de emissão. Após o período, só será disponibilizado um breve resumo sobre ele com as seguintes informações: o número da NF-e, a data que foi emitida, a situação, o valor, o número do CNPJ emissor e do destinatário.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
O objetivo da criação da NF-e foi para substituir as antigas notas impressas. Agora, é o documento que comprova todas as transações realizadas entre o vendedor e o comprador, seja de produto ou serviço. Dessa forma, a sua emissão ficou mais rápida para a companhia e facilitou o controle da Receita Federal.
A sua emissão é obrigatória para as empresas de todos os portes, exceto autônomos e MEI (Microempreendedor Individual) que precisam gerar a NF-e apenas quando realizam operações com Pessoa Jurídica (CNPJ). Ou seja, todas que não fazem parte dos dois últimos modelos citados, devem gerar a NF-e a partir do momento que as transações começam a ser realizadas.
O documento é digital, já que um arquivo XML é gerado e, com a sua validade jurídica, deve ser armazenado obrigatoriamente por, no mínimo, cinco anos. Por isso, a organização da NF-e é fundamental para que nenhuma se perca caso seja necessário apresentá-la ao Fisco ou consultá-la por qualquer outra razão.
É importante ressaltar que nem todas as Notas Fiscais Eletrônicas são iguais, existem outros modelos, como a Nota Fiscal de Serviço e a Nota Fiscal de Consumidor.
A diferença entre o DANFE e a NF-e
Agora, é mais fácil entender a diferença entre o DANFE e a NF-e, mas detalharemos os pontos principais para ficar ainda mais simples. Confira!
Armazenamento
Os dois documentos são importantes e podem ser armazenados para fim de organização. Entretanto, o único deles que é obrigatório o arquivamento por, no mínimo, cinco anos, é a Nota Fiscal Eletrônica. Assim, caso a Receita Federal a solicite por algum motivo, a empresa tem em suas mãos para apresentá-la.
Formato do documento
O DANFE tem o formato para ser impresso e possui um canhoto que deve ser assinado e armazenado, caso a empresa queira, a fim de consultas futuras. Já a NF-e é totalmente digital.
Validade Jurídica
A Nota Fiscal Eletrônica possui validade jurídica e pode ser apresentada como comprovante de compra e venda, seja de produtos ou serviços.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não possui validade jurídica. Entretanto, é importante ressaltar que, no caso de serviço de transporte de mercadoria, ele deve ser impresso e levado durante o trajeto.
Certificado Digital
Funciona como uma assinatura digital da empresa. Então, no caso da NF-e, o Certificado Digital é obrigatório. Já o DANFE, como se trata de um documento auxiliar, não precisa dessa informação.
É possível agilizar muito mais o processo de emissão da NF-e e, consequentemente, do DANFE
Quando a empresa não emite muitos documentos fiscais, não há problema realizar o processo manualmente. Entretanto, caso a companhia realize muitas vendas, seja de produto ou serviço, se torna quase inviável utilizar o modelo manual.
Pensar em uma empresa que realiza diversas emissões por dia, sofrendo com a baixa produtividade nas equipes, a lentidão nos processos e a instabilidade constante nos programas de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, é criar obstáculos diários sem necessidade. Afinal, uma venda realizada sem a NF-e gera atraso no envio do produto, gastos financeiros e de tempo com impressão, e desorganização no setor contábil.
Para evitar erros, lentidões e qualquer outro problema relacionado ao processo manual, a melhor forma é a automatização das emissões das NF-e e, consequentemente, do DANFE. Para isso, é necessário encontrar uma empresa experiente e que ofereça soluções que garantam segurança, agilidade e organização, assim como a SmartDocx, que possui o melhor software de automatização do mercado.
Especialista na automatização de captura, gestão e armazenamento de documentos fiscais, a SmartDocx tem a competência para atender as suas necessidades, personalizando suas soluções de acordo com os sistemas apresentados.
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Dúvidas frequentes sobre o DANFE
O que é o DANFE?
O DANFE é enviado junto a NF-e, mas não possui a mesma validade jurídica. Ele traz todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica e funciona como uma de suas representações impressas.
Como emitir o DANFE?
O DANFE é um documento obrigatório sendo gerado através do sistema que emite a NF-e. Ele é criado em arquivo PDF e pode ser impresso com facilidade, seja pela empresa responsável pelo lançamento ou pelo cliente que o recebe. Todas as informações se baseiam nos dados do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica a qual ele pertence.
Quais as diferenças entre o DANFE e a NF-e?
As principais características são: o armazenamento, é obrigatório que a NF-e seja arquivado por, no mínimo, cinco anos, já o DANFE não é necessário; o formato do documento, a Nota Fiscal Eletrônica é digital e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica deve ser impresso; e a validade jurídica, a NF-e possui, mas a DANFE não.