A gestão de documentos fiscais é uma das atividades essenciais dentro de qualquer empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte. Afinal, eles comprovam todos os tipos de movimentações realizadas por ela, como, por exemplo, a venda e a compra de mercadorias.
É fundamental entender sobre cada um deles, as suas funções e saber como gerenciá-los. Dessa forma, a companhia não apenas tem o controle de todos os seus processos, mas se mantém também em conformidade fiscal.
A nota fiscal eletrônica é um dos documentos fiscais mais conhecidos, principalmente, quando se refere aqueles emitidos ao vender um produto ou um serviço. Entretanto, muitos empresários esquecem da importância das notas de entrada. Como será que elas podem influenciar na organização da sua empresa?
Para você entender melhor todos os pontos interessantes sobre as notas fiscais de entrada, detalhamos tudo neste conteúdo. Acompanhe!
Navegue e conheça mais sobre a importância de gerenciar as notas de entrada
O que são as notas de entrada?
As notas de entradas são documentos fiscais que comprovam todas as mercadorias recebidas pela empresa, seja ela de compra e venda ou uso e consumo. Elas são emitidas contra o CNPJ da companhia quando qualquer produto é adicionado ao estoque, seja por compra ou pela devolução do cliente. Vale ter atenção nesse último caso, afinal, muitos empresários esquecem ou não sabem da importância de gerar o documento nessa ocasião.
Por exemplo: Uma empresa de autopeças precisa, frequentemente, repor o seu estoque. Então, ela fará um pedido ao seu fornecedor. Com isso, o fornecedor emitirá uma nota contendo todos os produtos que foram comprados. Essa é nota de entrada da empresa de autopeças. Agora, caso um cliente compre uma peça na loja e a devolva, o produto é retornado ao estoque e a empresa precisa emitir a nota do mesmo jeito.
Quando gerar as notas de entrada?
É preciso ter atenção em situações nas quais as emissões da nota fiscal de entrada são obrigatórias. Para não deixar dúvidas, separamos abaixo quais são. Confira:
- Quando um produto que já teve a saída do estoque registrada é devolvido por qualquer razão. Neste caso, a própria empresa deve emiti-la a fim de confirmar o retorno do item.
- Quando a mercadoria é importada e o documento do país de origem não tem validade no Brasil, o comprador é obrigado a emitir.
- Em alguns casos, o fornecedor não é obrigado a gerar nota, então, o cliente que deve realizar o processo.
- Quando o produto sai para alguma exposição, ele é retirado de estoque. Portanto, aqueles que retornam devem ser registrados a partir das notas de entrada.
- Quando o comprador fica responsável pela retirada e/ou transporte do produto adquirido.
- Em caso de mercadoria industrializada por um autônomo.
- Quando o item é adquirido a partir de um leilão.
Dessa forma, é possível entender que nem sempre o fornecedor que fará a emissão da nota fiscal de entrada. Muitas vezes, essa responsabilidade fica a cargo da empresa compradora.
Como emitir as notas de entrada?
São dois processos diferentes, um quando o fornecedor envia a nota fiscal e outro quando o próprio comprador precisa gerá-la. Entretanto, as duas formas são bem simples. Confira!
A NF-e foi enviada pelo vendedor
É preciso realizar a importação do arquivo XML, enviado junto a nota fiscal pelo vendedor, e realizar o registro de entrada no controle tributário. Vale destacar a necessidade de sempre manter o estoque atualizado.
A NF-e deve ser emitida pelo comprador
Não recebeu a nota fiscal do fornecedor? Então, é preciso que o cliente registre o item manualmente e preencha todas as informações como acontece nas notas de saída. Em seguida, repita o mesmo processo da primeira situação.
Vale lembrar da importância de baixar as notas de entrada, afinal, protege a empresa em relação às tentativas de fraudes, não arrisca perdê-las e ainda terá sempre a mão com muita facilidade, já que estará armazenada digitalmente.
Qual a diferença das notas de entrada e das de saída?
As notas fiscais de saída já fazem parte da rotina da empresa. Mas, afinal, qual a diferença entre elas e as notas de entrada?
De forma bem simples, todas as saídas de produtos e de serviços realizados precisam ser registrados. Para isso, é preciso emitir uma nota fiscal de saída que será enviado ao consumidor final. Além de ser uma obrigatoriedade para ficar em conformidade fiscal, com ela é possível fazer o controle do estoque, o fechamento do faturamento mensal, o gerenciamento total dos pedidos e muito mais.
Como já falado acima, as notas fiscais de entrada registram os produtos que entram no estoque da empresa. Vale lembrar que são válidas também para insumos e matéria-prima. Com ela é possível planejar melhor novas produções; ter controle nos gastos e investimentos da empresa; controle de estoque, para não vender nenhum item que já não tenha mais; entre outros benefícios.
As notas de entrada são obrigatórias e fundamentais para o financeiro, o controle de estoque e o gerenciamento das vendas de toda empresa
Destacamos informações importantes sobre as notas de entrada. Com isso, ficou mais fácil entender qual o papel delas na rotina e na gestão eficiente de uma empresa. Afinal, é um documento obrigatório que influencia diferentes áreas, como a financeira, a contábil e a de vendas.
As notas fiscais eletrônicas permitem processos bem mais ágeis e seguros. Afinal, elas ficam armazenadas digitalmente e podem ser acessadas com muita facilidade.
Agora, para aproveitar os benefícios que o digital trouxe para a emissão das notas fiscais, você deve contar com uma plataforma eficiente capaz de gerenciar todos os documentos da sua empresa. E a SmartDocx traz soluções capazes de entregar tudo que você e o seu negócio precisam.
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Dúvidas frequentes sobre o gerenciamento das notas de entrada
O que são as notas de entrada?
As notas de entradas são documentos fiscais que comprovam todas as mercadorias recebidas pela empresa. Elas devem ser emitidas quando qualquer produto é adicionado ao estoque, seja por compra ou devolução de cliente.
Quem deve emitir as notas fiscais de entrada?
Elas podem ser emitidas pelo fornecedor ou pelo próprio comprador. Quando a empresa realiza a compra de uma mercadoria ou de um serviço, o vendedor deve enviar a nota fiscal, sendo essa a nota de entrada do cliente. Entretanto, em alguns casos, o próprio comprador deve gerar a nota para sua empresa.