O sistema ERP surgiu com o objetivo de otimizar, com o auxílio da tecnologia, os diferentes processos existentes dentro de uma empresa, desde o lançamento de documentos até o cadastro de clientes.
Por meio deste, também é possível ter uma série de vantagens como a integração de áreas, o aperfeiçoamento das operações, a automatização de tarefas e o aumento da eficácia da gestão de riscos.
No entanto, para aprimorar ainda mais a atividade de uma organização, esse tipo de ferramenta permite a integração com outros sistemas relevantes às áreas de atuação de uma empresa. Como, por exemplo, sistemas de gestão de documentos fiscais, softwares de gestão de projetos e plataforma CRM (gestão de relacionamento com o cliente).
Com isso em mente, preparamos um conteúdo a respeito das principais vantagens de integrar o sistema de gestão com o ERP. Continue a leitura e saiba mais!
Navegue e aprenda mais sobre o assunto:
O que é ERP?
O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais em português, é um software utilizado por empresas com o objetivo de gerenciar as áreas, os processos e as tarefas.
Em outras palavras, é um sistema que auxilia na administração das atividades presentes no dia a dia da empresa, por meio da tecnologia. Implantado na organização como um todo, ele permite que todas as informações relativas às atividades desta sejam reunidas em apenas um local, como um banco de dados, facilitando o acesso e a consulta a estas.
Além disso, esse tipo de software abrange todo o escopo de afazeres das áreas de finanças, recursos humanos, compras, produção, logística, vendas, entre outras. E, devido a isso, o ERP favorece o fluxo de informações entre os setores, evitando, por exemplo, o deslocamento entre diferentes áreas para a conclusão de uma demanda.
Com ele é possível:
- Estruturar o fluxo de trabalho;
- Impossibilitar a perda de informações;
- Evitar informações duplicadas;
- Alinhar a comunicação entre os setores;
- Automatizar processos;
- Trazer mais segurança aos procedimentos;
- Reduzir erros humanos;
- Evitar retrabalhos;
- Diminuir custos.
Ademais, é importante citar que o Enterprise Resource Planning pode ser usado por companhias de diferentes tamanhos, características e áreas de atuação. Trazendo benefícios para todas elas.
Por que integrar o ERP com outros sistemas?
Apesar de todas as vantagens oferecidas pelo sistema ERP, as suas funcionalidades podem ser consideradas limitadas quando comparadas com as necessidades relevantes a atividades específicas da área de atuação de cada organização.
Por isso, o software possibilita a integração com outras ferramentas e sistemas exclusivos a alguns segmentos. A partir disso, é possível, portanto, aumentar o leque de aplicabilidades do Planejamento de Recursos Empresariais e torná-lo ainda mais benéfico para a realidade da empresa.
Além disso, é possível afirmar que não integrar as ferramentas já utilizadas pela companhia ao ERP acaba reduzindo a eficiência de ambos, visto que, com isso, algumas informações não serão compartilhadas. Resultando em perda ou duplicidade de dados, maior chance de erro e de retrabalho.
Quais as possibilidades de integração?
Como mencionado anteriormente, é possível integrar uma grande variedade de sistemas e ferramentas ao ERP. Entre elas podemos citar:
E-commerce
A integração do software com o e-commerce permite a centralização da loja virtual e de seus procedimentos. Otimizando, assim, o cadastro de produtos, o estoque, a gestão dos pedidos e a geração de notas fiscais, por exemplo.
Marketplace
Os benefícios da integração com o marketplace são similares aos do e-commerce. E há ainda a vantagem de divulgar os produtos em estoque em diferentes canais de venda, sem a necessidade do cadastro manual.
CRM
O ERP integrado a CRM viabiliza um controle mais eficiente de todas as etapas da jornada do cliente, desde a prospecção até o pós-venda.
Business Intelligence (BI)
As ferramentas de BI aprimoram a análise dos dados presentes no software e, consequentemente, auxiliam na tomada de decisões.
Sistema de gestão de documentos fiscais
Com essa integração é possível gerenciar todos os documentos emitidos contra a empresa, facilitando os processos fiscais e realizando um lançamento 100% automático.
5 vantagens de integrar o sistema de gestão de documentos fiscais com o ERP
Entre as vantagens de integrar o sistema de gestão de documentos fiscais com o ERP, podemos citar:
Maior eficiência
Utilizar um sistema de gestão de documentos integrado ao ERP aumenta a eficiência dos processos de uma organização. Porque, através disso é realizada a automatização de tarefas previamente manuais como a digitação de notas e a cobrança de documentos.
Desse modo, o processo se torna mais eficiente e, além disso, a integração permite que ambas as ferramentas funcionem com maior eficiência e abrangência.
Confiabilidade dos dados
Devido ao fato de que a ferramenta substitui o preenchimento manual e que os documentos são processados automaticamente por meio da tecnologia, há menor chance de erros humanos. E, consequentemente, os dados armazenados são mais seguros e confiáveis.
Lançamento automático da nota fiscal no ERP
Com a junção das ferramentas, o sistema de gestão de documentos fiscais faz o lançamento automático da nota fiscal e de outros documentos fiscais eletrônicos ao ERP. Com essa automatização dos processos fiscais, há maior segurança, agilidade e praticidade.
Além disso, o armazenamento das notas no banco de dados do sistema facilita a consulta rápida e ajuda a evitar multas no caso de fiscalização.
Redução de custos operacionais
Optar pela junção de uma ferramenta de gestão de documentos fiscais ao software ERP, oferece um maior custo-benefício do que realizar as tarefas fiscais manualmente. Já que com a captura automática não há a necessidade de retrabalho caso o preenchimento de notas no sistema não seja feito corretamente.
Maior foco para atividades centrais
As atividades da área fiscal costumam ser extremamente burocráticas e demandam esforço, atenção completa e um tempo elevado para serem efetuadas.
Com a integração, esse tempo é reduzido e otimizado, podendo diminuir de 30 para 5 minutos, por exemplo. Em resultado disso, os colaboradores que antes estavam focados nestas tarefas manuais e repetitivas, podem se dedicar a outras mais centrais aos objetivos da empresa.
Por exemplo, o time de analistas pode se redirecionar para atividades como a validação de impostos incidentes a atuação da empresa, a checagem de notas devidas, ou ainda, a execução de obrigações tributárias acessórias.
Agora que você descobriu mais sobre as vantagens da integração do sistema de gestão ao ERP, que tal conhecer nossas soluções?
Como visto, utilizar seu ERP integrado ao sistema de gestão de documentos fiscais traz benefícios à atividade e ao dia a dia da empresa.
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Dúvidas frequentes
O que é ERP?
O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software de gestão empresarial que auxilia na administração de empresas, integrando suas áreas, automatizando seus processos e centralizando as suas informações.
O que é sistema de gestão?
O sistema de gestão é um software utilizado para organizar determinadas tarefas dentro de uma empresa. Ele pode ser de gestão financeira, de documentos fiscais ou de relacionamento com o cliente, por exemplo.