Nota Fiscal de Devolução: Saiba como Emitir

Mesmo com todos os cuidados tomados durante as transações comerciais, é inevitável encontrar situações em que clientes desejam devolver mercadorias ou, até mesmo, a necessidade de realizar devoluções aos fornecedores. Com isso, surgem dúvidas como: quem deve emitir a nota fiscal e como realizar a emissão da nota de devolução?

Entender esse processo é fundamental para qualquer empresa que busque eficiência operacional e conformidade legal. Ao seguir os procedimentos e manter-se atualizado com as regulamentações fiscais, você está mais preparado para construir uma reputação positiva com seus clientes e manter a saúde financeira do negócio em dia. 

Afinal, a nota fiscal de devolução desempenha um papel estratégico na organização contábil de uma empresa. Ao registrá-la de maneira adequada, é possível manter um controle eficiente sobre o estoque, as vendas líquidas e os impostos a serem restituídos ou compensados.

Continue a leitura do artigo para entender mais sobre os detalhes da nota fiscal de devolução:

Navegue para entender mais sobre como emitir nota fiscal de devolução:

• O que é uma nota fiscal de devolução?
• Passo a passo para emitir
• Como escolher o CFOP correto para a nota de devolução?
• Dúvidas frequentes

O que é uma nota fiscal de devolução?

A nota fiscal de devolução é um documento fiscal utilizado para registrar o retorno de mercadorias ou produtos ao fornecedor ou vendedor, seja por parte do cliente ou do comprador. Essa devolução pode ocorrer por diversos motivos, como insatisfação do cliente, defeitos no produto, problemas na entrega, entre outros.

Por isso, a nota fiscal de devolução substitui o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) ao indicar que as mercadorias adquiridas foram recusadas ou devolvidas pelo comprador. 

Um ponto importante é que esse documento deve conter informações idênticas às da nota original para garantir consistência e precisão nos registros contábeis, mas o CFOP deve ser diferente.

Quais são os tipos de notas fiscais de devolução?

É importante entender que existem algumas diferenças entre as notas fiscais de devoluções emitidas pelo destinatário ou pelo emitente. 

A devolução com nota realizada pelo destinatário é realizada diretamente pelo comprador, cliente ou fornecedor da mercadoria, seja por insatisfação, defeitos ou outros motivos. 

Assim, deve-se emitir uma nova nota fiscal para formalizar esse processo, indicando as razões específicas e os detalhes pertinentes à transação, como a finalidade, número, série e data do documento original. 

Em outros casos é possível realizar a devolução de mercadoria na mesma nota fiscal. Essa prática é aplicada quando a devolução ocorre no mesmo momento da entrega, no qual o comprador que não aceitou receber a carga deve escrever no verso do DANFE as razões de devolução, datar e assinar.

Passo a passo para emitir

Agora que você entendeu o que é a nota fiscal de devolução, saiba que para fazer a sua emissão é necessário preencher algumas informações. As etapas desse processo estão logo abaixo:

1. Informe a finalidade da geração do documento, neste caso, de devolução;
2. Selecione a opção “Nota de Saída”;
3. Em “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento;
4. Insira os dados referentes às informações do fornecedor ou cliente responsável por receber a mercadoria;
5. Adicione as informações de frete e transportadora, caso necessário;
6. Preencha os dados referente ao produto;
7. Faça o mesmo com as informações referentes à tributação;
8. Use o campo de informações adicionais, se for preciso;
9. Clique em “Salvar” e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital;
10. Envie a nota para o sistema da Sefaz e espere pelo retorno positivo do processo.

Um ponto de atenção é que, conforme a legislação vigente, não há um prazo específico para emitir a nota fiscal de devolução. No entanto, é essencial considerar o período de garantia do produto, que pode variar de acordo com o tipo de bem ou serviço oferecido.

Como escolher o CFOP correto para a nota fiscal de devolução?

Quando a venda para uma pessoa jurídica não se concretiza, a empresa emitente da nota fiscal é responsável por essa situação. Nesse contexto, ao realizar o cancelamento da operação, a empresa deve emitir uma nota fiscal de devolução, utilizando um Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) de entrada.

Para compradores que emitem nota fiscal de devolução a fornecedores, os códigos do CFOP são:

• 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas por processos de industrialização;
• 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização;
• 5553, 5556, 6553 ou 6556: mercadorias que compõem o ativo fixo ou para consumo da própria empresa.

Já para vendedores que estão devolvendo a nota de devolução para produtos que estão retornando, os códigos mais utilizados são:

• 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
• 2202: devoluções de revenda em outros estados;
• 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
• 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

Esses códigos são fundamentais para uma classificação fiscal correta, garantindo a conformidade com as normas tributárias vigentes. Por isso, ao utilizar os CFOPs adequados, as empresas conseguem registrar suas transações e evitar complicações fiscais e contábeis. 

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Dúvidas frequentes sobre nota fiscal de devolução: