A responsabilidade de uma empresa não está apenas nos seus clientes, seja com a prestação de serviço ou venda de produto, mas também com fornecedores e investimento em sua estrutura. Tudo isso envolve uma gestão financeira eficiente. Afinal, saber tudo que entra no caixa é importante, mas estar ciente do que deve ser pago mensalmente é essencial.
As contas a pagar são obrigações de toda empresa para manter o seu funcionamento de maneira correta. Elas estão relacionadas com todos os compromissos com fornecedores e impostos. Ou seja, tudo aquilo que sai do caixa da companhia.
Ter o controle sobre elas é tão importante quanto a organização de tudo o que é vendido. Por isso, contar com uma plataforma capaz de automatizar processos e permitir a integração com um sistema ERP, como as soluções da SmartDocx, faz toda diferença para o funcionamento da empresa. Assim, é possível ter um gerenciamento eficiente dos documentos fiscais de entrada e saída, além das contas a serem pagas por ela.
Quer entender melhor sobre o que são as contas a pagar e como ter o controle sobre elas? Detalharemos tudo neste conteúdo. Acompanhe!
O que são as contas a pagar?
Para manter as suas atividades em pleno funcionamento, toda a empresa precisa vender. Por isso, há um controle de tudo que entra e sai da companhia através de documentos fiscais eletrônicos. Entretanto, é necessário que investimentos sejam realizados para que ela continue a crescer. Neste caso, são geradas as contas a pagar.
Elas são contas em aberto contra a empresa que representam compromissos financeiros com fornecedores e obrigações tributárias. Por exemplo: Uma empresa de roupas precisa aumentar o estoque e adquirir mais tecidos, ela realiza a compra e uma fatura é gerada. Com isso, ela deve realizar o pagamento e armazenar a nota de entrada enviada pelo fornecedor.
Muito simples, não é? Sim, mas a organização pode não ser tão fácil assim quando a empresa começa a crescer e muitas transações são realizadas diariamente. Então, as contas de luz, água, aluguel, internet, programa de antivírus, investimentos na estrutura, compra de matéria-prima, aumento de estoque, entre outras devem ser organizadas e pagas na data combinada para não haver endividamento.
Agora que você já sabe o que é contas a pagar, é o momento de entender como organizá-la. Esse é o assunto do próximo tópico.
Como organizar as contas a pagar?
Essa organização deve ser uma das prioridades de qualquer companhia. Afinal, são atividades que envolvem empresas terceiras e, caso não seja cumprido o combinado, pode gerar uma grande dor de cabeça e, até mesmo, consequências judiciais.
Portanto, é preciso ter atenção ao vencimento da fatura e, a partir dessa informação, os pagamentos devem ser efetivados em ordem de prioridade.
O ideal é que a empresa encontre a melhor forma de organizar as contas a pagar, que pode ser feita através de um agendamento bancário, mas dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de faturas no mês isso pode se tornar inviável, o mesmo acontece com o famoso papel e caneta. Confira a melhor forma de organizar seguindo as opções acima:
- Tenha todas as faturas em mãos;
- Organize-as pela data de vencimento;
- Escreva a forma de pagamento;
- Verifique sempre se há contas mais urgentes, mesmo que o vencimento não siga a ordem correta;
- Faça o pagamento de todas.
A melhor opção pode ser através de um sistema de ERP, já que ele automatiza muitas partes dos processos, o que agiliza e organiza as faturas que devem ser pagas. Esse assunto será abordado com mais detalhes em outro tópico deste conteúdo.
Quer saber mais sobre o sistema ERP? Leia o conteúdo completo sobre as vantagens de integrá-lo com soluções de gestão de documentos fiscais.
As vantagens de ter controle sobre as contas a pagar
A organização de qualquer processo apresenta diferentes vantagens para a empresa, então, não seria diferente em relação ao controle sobre as contas a pagar. Confira algumas delas!
Redução de custos
Ter o controle das contas diminui as chances de juros, já que o pagamento é realizado no dia correto. Além disso, a organização permite mais clareza de todos os gastos, o que pode resultar em corte de despesas desnecessárias que estavam sendo quitadas sem atenção.
Melhora a reputação
Quando uma empresa paga as contas corretamente, ela gera uma reputação positiva no mercado. Para deixar mais claro o que isso significa, basta usar o exemplo de uma pessoa física, já que a partir do momento que esta arca com os seus compromissos financeiros, ela ganha a confiança da sociedade e das instituições financeiras.
Dependendo do mercado de atuação da empresa, por exemplo, o fornecedor permite que o pagamento da matéria-prima comprada seja realizado depois de alguns dias do recebimento da mercadoria. Para isso, a empresa precisa de uma boa reputação ou negócio não é feito.
Outro exemplo importante é em relação ao investimento na empresa. Muitas vezes, a companhia solicita empréstimo em uma instituição financeira por diferentes motivos. Caso ela não seja boa pagadora, a solicitação será negada. Então, é muito importante ter essas e outras vantagens em mente na hora do pagamento das contas.
Aproveitamento do tempo
Quando é feita a organização das contas a pagar, outro benefício para o empresário é a otimização de tempo. Afinal, tudo que precisa ser feito naquele mês já estará muito bem definido. Assim, não é preciso ficar horas ou dias procurando por faturas e até comprovantes de pagamento.
A tecnologia pode ajudar ainda mais no aproveitamento de tempo e esse é o assunto do próximo tópico do conteúdo. Confira!
A tecnologia pode ajudar no controle dos pagamentos da empresa e na emissão de notas fiscais eletrônicas
O controle financeiro é fundamental para que a empresa continue em pleno funcionamento. É, sim, possível realizar toda a organização dos pagamentos das obrigações no papel, na planilha ou no agendamento automático do banco. Entretanto, conforme a companhia cresce, as contas aumentam. E por que não facilitar ainda mais o processo?
Com a tecnologia e sistemas disponíveis, muitas coisas podem ser automatizadas e o processo se torna mais eficiente. Para isso, um ERP pode ser um excelente aliado. Assim, as contas já ficam organizadas e os prazos não são perdidos.
E para deixar as áreas financeira e contábil ainda mais efetivas, a empresa pode investir em soluções de automatização de processos que permitem a integração de um sistema ERP, assim como o da SmartDocx, que realiza a captura e gerenciamento de contas de concessionárias, notas fiscais, boletos e muito mais. Dessa forma, não apenas as contas a pagar serão organizadas, mas todos os documentos fiscais eletrônicos, como a nota fiscal de entrada e saída, serão emitidos e armazenados de forma eficiente.
Especialista na automatização de captura, gestão e armazenamento de documentos fiscais, a SmartDocx tem a competência para atender as suas necessidades, personalizando suas soluções de acordo com os sistemas apresentados.
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Dúvidas frequentes sobre as contas a pagar
O que são as contas a pagar?
É necessário que investimentos sejam realizados para que a empresa continue a crescer. Para isso, as contas a pagar são geradas. Ou seja, elas são abertas contra a companhia que representam compromissos financeiros com fornecedores e obrigações tributárias. Então, quando uma empresa de roupas precisa aumentar o estoque e comprar mais tecidos, ela realiza a compra e uma fatura é gerada. Com isso, ela deve realizar o pagamento e armazenar a nota de entrada enviada pelo fornecedor.
Quais as vantagens de organizar as contas a pagar?
A organização de qualquer processo apresenta diferentes vantagens para a empresa, então, não seria diferente em relação ao controle sobre as contas a pagar. As principais delas são: aproveitamento de tempo, redução de custos e melhoria da reputação.