A complexidade da rotina financeira de uma empresa e a grande quantidade de taxas, tributos, impostos e outros valores a serem pagos e recebidos são um grande desafio para as atividades de controle, organização, armazenamento e acesso às informações essenciais que os documentos fiscais apresentam.
Por essa razão, é fundamental definir e implementar uma gestão eficiente dos documentos fiscais para garantir não só a segurança em relação ao armazenamento, mas também a rapidez do acesso às informações exigidas pelos processos internos e externos de uma organização.
Leia o texto completo para entender a importância da gestão de documentos fiscais e como a tecnologia pode otimizar o processo de armazenamento dessas informações.
Navegue e aprenda mais sobre a gestão de documentos fiscais:
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são comprovantes de negociações e transações dos mais variados tipos e níveis de complexidade nas relações entre pessoas físicas, jurídicas e órgãos e entidades da administração pública.
Por meio dos documentos fiscais, impostos são recolhidos e obrigações financeiras são geradas a quem compra ou fornece produtos ou serviços.
Veja abaixo alguns exemplos de documentos fiscais:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Estabelecido em 2006, esse é um dos documentos fiscais mais conhecidos porque engloba a circulação de mercadorias e prestação de serviços em vários níveis comerciais. A NF-e foi criada como parte do projeto SPED, que informatizou o sistema de escrituração fiscal.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Esse documento fiscal é comum na rotina de transportadoras porque é obrigatório para a prestação de serviços de transporte. O CT-e é constituído de informações como remetente, destinatário, expedidor, cobranças e valores do serviço, além de detalhes sobre a pessoa física ou jurídica responsável pelo pagamento.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Substituto do cupom fiscal tradicional, esse documento requer impressora específica para sua emissão e possui semelhanças com o modelo antigo. O CF-e é emitido pelo Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT) e já está presente em alguns estados brasileiros como, por exemplo, São Paulo.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é emitida aos consumidores finais nas operações de venda direta e pode ser impressa de forma simplificada, isto é, sem as especificidades de um cupom fiscal. Além disso, não é exigida a liberação da autoridade fiscal para criação de pontos de vendas adicionais com a NFC-e.
Qual a importância da gestão de documentos fiscais?
O complexo sistema tributário brasileiro e as obrigações de escrituração fiscal que as empresas possuem de prestar contas às autoridades fazendárias exigem uma gestão cada vez mais organizada e eficiente dos documentos fiscais.
Além disso, o descuido quanto à documentação fiscal pode causar problemas como o desequilíbrio dos processos administrativos internos da empresa, multas de órgãos e entidades fiscais devido à falta de pagamentos de impostos, além de afetar a relação de confiança com clientes e fornecedores.
Um outro risco de uma gestão desorganizada é o de descartar documentos fiscais que devem ser guardados por prazo mínimo determinado em legislação específica. Esse é o caso, por exemplo, dos arquivos XML, que devem ser mantidos pelas empresas pelo período de cinco anos.
Uma boa gestão dos documentos fiscais também diminui o risco de a empresa cair em golpes e ser vítima de fraudes como, por exemplo, as praticadas por criminosos que enviam boletos de cobrança falsos aos departamentos financeiros das empresas.
Portanto, uma gestão eficiente e organizada dos documentos fiscais resulta em maior segurança, agilidade e praticidade na hora de consultar e acessar dados e informações que são indispensáveis para a rotina financeira interna e para o cumprimento das obrigações impostas pela escrituração fiscal.
Boas práticas para gestão de documentos fiscais
Para realizar uma gestão segura e eficiente dos documentos fiscais de uma empresa, é importante dar atenção às etapas que garantem o controle da entrada e da saída, da autenticidade, da manutenção e do fácil acesso às informações contidas nas documentações.
A verificação da autenticidade dos documentos fiscais recebidos é um passo inicial de uma boa gestão da documentação fiscal porque assegura a conformidade de pagamentos para o cumprimento das obrigações com fornecedores e com o fisco e evita o desembolso de valores indevidos e prejuízos com fraudes.
A padronização e a categorização dos nomes criados para os arquivos dos documentos fiscais é uma prática que também otimiza a gestão fiscal da empresa porque facilita a identificação do arquivo quando contém dados como, por exemplo, o número de uma nota fiscal ou a data em que foi emitida, recebida ou paga.
Atualmente, existem documentos fiscais que ficam disponíveis nos sites das autoridades fazendárias para eventuais futuras consultas pelos contribuintes. Entretanto, é interessante que seja feito o download desses documentos para que a empresa possua seu próprio arquivo. Isso evita problemas em casos de indisponibilidade das informações fornecidas on-line pelo fisco.
Outro ponto relevante é a realização de backups dos arquivos em periodicidade regular. Manter cópias da documentação em, por exemplo, nuvens de dados garante segurança e impede que informações importantes sejam perdidas.
Uma outra prática extremamente popular e recomendável é a automatização do processo de gestão dos documentos fiscais da empresa. A tecnologia permite a simplificação e maior segurança e agilidade no momento de armazenar e consultar a documentação fiscal.
Como a tecnologia melhora a gestão de documentos fiscais?
A inovação constante da tecnologia possibilita novos meios para controlar e conferir documentos fiscais de forma mais ágil e eficiente. As próprias autoridades fiscais já contam com ferramentas para pesquisa e conferência automática de documentos fiscais das empresas em sites e aplicativos.
A informatização dos documentos fiscais reduz o risco de falhas humanas, além de economizar o tempo que a equipe financeira gasta em tarefas como digitar, preencher, coletar e cruzar informações e permitir que esses profissionais se concentrem nas tarefas intelectuais e analíticas que solucionam os problemas da organização.
Por isso, fazer uso do serviço de softwares e armazenamento em nuvem de documentos fiscais é uma estratégia inteligente porque garante melhor aproveitamento dos recursos humanos e maior segurança e agilidade no acesso às informações imprescindíveis aos processos internos e externos de uma empresa.
Neste artigo, você se informou sobre o nível de importância e relevância de uma boa gestão de documentos fiscais e aprendeu mais sobre como tornar esse processo mais seguro e eficiente.
Como vimos, o gerenciamento organizado de documentos fiscais possibilita vantagens como melhor alocação de profissionais e maior segurança, praticidade e velocidade no acesso dos dados que são essenciais para a rotina interna da empresa e para o cumprimento de obrigações com as autoridades fiscais.
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Dúvidas Frequentes sobre a Gestão de Documentos Fiscais
O que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais são comprovantes de negociações e transações emitidos nas relações entre pessoas físicas, jurídicas e a administração pública. A Nota Fiscal Eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico são alguns exemplos de documentos fiscais.
Qual a importância da gestão de documentos fiscais?
Uma gestão eficiente possibilita a rápida localização dos dados, o cumprimento de prazos da legislação tributária, além da manutenção de um arquivo organizado e categorizado dos documentos fiscais.
Como a tecnologia melhora a gestão de documentos fiscais?
Soluções tecnológicas como serviços de softwares e armazenamento em nuvem garantem maior segurança, praticidade e agilidade no momento de acessar os arquivos de documentos fiscais.