Sabemos há muito o alcance da inteligência do Fisco, além do nível de detalhamento das obrigações a serem entregues. Nesse contexto, ter processos bem definidos e organização é fundamental para o bom funcionamento, compliance tributário e eficiência em qualquer empresa brasileira.
Possuir arquivos digitais organizados, passíveis de consulta a qualquer tempo, evita que a organização tenha que lidar com retrabalho e gastos imprevistos, trazendo economia de custos, tempo e até mesmo inteligência para os negócios.
Por outro lado, o descarte de documentos eletrônicos pode trazer uma série de riscos para os negócios, com inúmeros desdobramentos indesejáveis – que vão muito além de multas. A desorganização de arquivos digitais inviabiliza a gestão de processos, além de resultar em equívocos e perda de tempo e esforços.
Tecnologia
A boa notícia é que hoje as empresas contam com um importante aliado para garantir a integração, rastreabilidade e compliance das informações fiscais: a tecnologia, sobretudo soluções cloud computing de ponta oferece cruzamento e validação das informações.
Informações armazenadas na nuvem, além de eliminar o risco inerente a qualquer dispositivo físico, permitem às empresas a tão importante organização e controle em todo o fluxo de processamento das informações fiscais.
A total automatização dos processos de recebimento e entrada de documentos fiscais, com, por exemplo, a possibilidade de consulta e troca de arquivos de NF-es e CT-es diretamente com a Secretaria da Fazenda, elimina a necessidade de operações manuais, o que reduz a possibilidade de erros de digitação; permite o correto armazenamento de documentos eletrônicos, o que garante o cumprimento das normas fiscais; e ainda diminui custos com impressões e libera a equipe antes direcionada para atividades manuais para a realização de outras atividades estratégicas para a empresa.
E as vantagens não acabam por aí: além de aumento de eficiência, a organização e guarda correta dos documentos fiscais permite a rastreabilidade dos arquivos digitais e informações. Como, mais do que nunca, vivemos na era da informação, dados são um bem intangível para qualquer negócio.
Inteligência de Negócios
Classificados e organizados dentro de um padrão lógico, a análise de dados pode trazer informações importantes e preciosas para ajudar na tomada de decisões assertivas e coerentes.
Ferramentas de Business Intelligence (BI Fiscal) são amplamente utilizadas pelas maiores companhias do mercado, e isso porque uma empresa que se baseia em um mapeamento de dados e informações tem chances muito maiores de sucesso e de destaque no mercado.
E essa inteligência vale tanto para as empresas quanto para os escritórios de contabilidade – tanto para a otimização de seus processos internos quanto o auxílio eficiente aos clientes, aumentando sua percepção de valor e, por que não, conquistando novas oportunidades?
Se as inúmeras declarações que as empresas são obrigadas a entregar ao Fisco são inevitáveis, essas organizações podem – e devem – aproveitar a enorme quantidade de dados que possuem e utilizá-la a favor do negócio.
Por exemplo, você pode utilizar as notas fiscais eletrônicas somente para cumprir as obrigações. Ou então, aproveitar os dados constantes nos arquivos XML para analisar a apuração de resultados, podendo assim melhorar a gestão do seu negócio baseado em informações detalhadas e reais, e não em meros achismos.
Da mesma maneira, outros dados estão disponíveis nas Notas Fiscais de Serviços (NFS-e), no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), na Manifestação de Destinatário (MD-e), entre outras obrigações.
Aumentar o controle e ter a guarda correta dos documentos eletrônicos já é fundamental para um compliance eficiente e correto. Mas, que tal ir além, transformando arquivos digitais em Inteligência de Negócios?
Você tem interesse em conhecer mais a respeito da Solução SmartDocx , Gestão e Automação de Entrada de Documentos Fiscais? Fique de olho que vêm mais novidades por aqui!